Comment définir les objectifs de numérisation de documents

Par Carro Ford

(Ce post a été publié sur le blog de Xenith Document Systems et a été reposté ici avec leur accord.)

La transformation numérique ne peut pas se produire du jour au lendemain. Cela nécessite un réel désir d’améliorations – pas seulement des changements.

Pour apporter ces améliorations, vous devez définir en quoi elles consisteraient et établir des objectifs pour vous aider à y parvenir.

Cela signifie déterminer des règles et de bons indicateurs au niveau de l’organisation de l’entreprise et de l’équipe.

Exemples d’objectifs

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’objectifs de numérisation que votre entreprise pourrait définir et les indicateurs correspondants :

  • Une réduction du volume d’impression : par type de document, par équipe ou par salarié et mesurée en mettant l’accent sur le gaspillage d’impression et la réduction de l’impression en double.
  • Réduction des consommables : la baisse tangible des frais généraux de papier et de toner.
  • Utilisation des imprimantes : plus le nombre d’utilisateurs par appareil sera élevé, plus le parc d’imprimantes sera réduit.
  • Économies d’énergie et de coûts : réduction de l’empreinte carbone et de la facture énergétique.
  • Utilisation accrue de la numérisation : pour montrer que la documentation papier est en cours de numérisation.

Les règles les plus importantes

Pour vous aider à atteindre les objectifs ci-dessus, certaines stratégies seront nécessaires.

Mettre en place de telles règles demande de l’équilibre et une volonté d’aider les salariés à comprendre pourquoi on leur demande de numériser. Après tout, la dernière chose que vous voulez est de pousser les utilisateurs à se tourner vers des solutions coûteuses.

Voici quelques exemples de règles à établir pour atteindre les objectifs de numérisation :

  • La règle « quand imprimer ? », pour régir les raisons valables d’utilisation du papier ;
  • La règle « comment imprimer ? » pour indiquer quand utiliser le recto-verso, les pages de garde et quand lancer les impressions ;
  • La règle d’archivage, précisant quels documents doivent être conservés, où doit-on les stocker et pour combien de temps.

Combinez cela avec les politiques de recyclage, de réduction de la consommation, d’économie d’énergie et vous créerez un cadre de travail montrant précisément ce que les salariés doivent faire pour que le changement se produise.

Découvrez trois indicateurs permettant d’évaluer vos progrès vers la numérisation de documents.

Trouver les bons indicateurs

Pour évaluer vos progrès vers la numérisation, il est important d’identifier au moins trois bons indicateurs.

Pour cela, réfléchissez bien aux données que vous pouvez utiliser, afin de vous assurer que les objectifs soient réalistes et réalisables.

 

Voici un exemple de ce que cela pourrait donner :

  • Indicateur : Le volume d’impression global de l’entreprise
  • Objectif : Réduire de 30% en six mois ce volume d’impression global
  • Source des données : Tableau de bord des services d’impression gérés

Encourager le changement avec des objectifs sérieux

Les gens ont besoin de sentir qu’ils définissent et contrôlent eux-mêmes les objectifs pour lesquels ils travaillent.

S’ils comprennent les objectifs et savent comment les atteindre, l’entreprise est déjà à mi-chemin du succès.

Malgré cela, il y aura des moments où vous devrez être plus dynamique. Pour sensibiliser aux raisons de la numérisation, servez-vous du e-learning et du contenu en ligne, faites des séances de questions-réponses avec le personnel ainsi que des organigrammes pour les aider à prendre des décisions d’impression.

Enfin, il peut être nécessaire d’offrir au personnel une motivation pour le changement. Cela ne doit pas nécessairement être d’ordre financier. Par exemple, un prix remis à l’équipe qui réussit le mieux à atteindre ses objectifs peut s’avérer très efficace pour motiver ses salariés.

La définition d’objectifs est un élément clé de la phase d’apprentissage de la transformation numérique ; ne prenez pas le risque de le négliger !

(Cet article a été publié par Xenith Document Systems, un des principaux fournisseurs de services d’impression gérés, de solutions documentaires et d’automatisation du flux de travail à Londres, au Royaume-Uni, partenaire Xerox Platinum, lauréat du prix Partenaire MPS de Xerox au Royaume-Uni, et le partenaire d’intégration de systèmes de NewField IT de l’année au Royaume-Uni.)

Posts associés

Recevoir les informations

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Pour en savoir plus sur notre politique en matière de protection des données, lisez notre Charte de confidentialité.