3 manières de gérer les risques avec les services de gestion des documents

Les lacunes liées aux documents peuvent entraîner des risques pour l’entreprise.

Les services de gestion de documents sont réputés pour améliorer l’efficacité et la réduction des coûts. Selon une étude récente, un nombre important et croissant de chefs d’entreprises rencontrent des difficultés dans la gestion de leurs documents.  Ils peuvent ainsi mettre en danger leur entreprise et compromettent leurs capacités à se conformer aux exigences réglementaires. Au-delà d’essayer de réduire les marges dans le service informatique, dans le budget d’équipements de bureau, les dirigeants voient la gestion globale des documents dans l’entreprise comme un moyen d’éviter les amendes et donc la mauvaise publicité,  la violation de données et de ne pas perdre des clients.

L’état désastreux de la gestion des documents dans de nombreuses organisations ainsi que l’impact d’une utilisation inadéquate des documents ont été démontrés dans un sondage récent basé sur des informations relatées par des travailleurs.

Environ 45% de ceux-ci disent que leur gestion des documents est défectueuse, et 76% nous rapportent que leur organisation font face à de sérieux risques en la matière.

Dans les personnes interrogés victimes d’une gestion inappropriée de leurs documents :

  • 36 % n’ont pas réussi à répondre aux exigences de conformité
  • 30 % ont perdu des salariés clés
  • 25 % perdent leurs principaux clients
  • 24% ont connu une faille informatique
  • 20 % ont subi des contrôles
  • 19 % souffrent d’une grave crise dans leurs relations publiques.

Ce sondage estime que le coût global de cette faille dans la gestion des documents correspond à 10 fois le coût direct des frais,  lorsque l’on considère le temps de travail et le contrôle requis pour réparer les erreurs commises , sans oublier les coûts associés à la perte d’occasion d’affaires et de clients !

Cela conduit à une prise de conscience quant à une bonne gestion de l’impression des documents, des documents digitaux et de tous processus associés. En même temps que les entreprises qui se développent sont de plus en plus conscientes que les failles dans les processus documentaires mettent en péril leur recettes et laisse la porte ouverte aux risques, les preneurs de décisions sont de plus en plus réceptifs aux solutions de partenaires technologiques qui répondent de manière globale sur la façon dont les documents imprimés et numériques sont créés, partagés, archivés et détruits.

 Risk Management Power Play

Pour prendre les devants sur la gestion des risques et la conscience de conformité des clients, la gestion des documents et des services d’impression doivent devenir le défi n°1. Pour les fournisseurs de ces services, il est important de mener le débat sur la gestion des documents et les services d’impression en mentionnant les risques encourus et l’obligation de se conformer aux réglementations. Cela a du sens lorsque l’on considère que les données d’IDC montrent que des processus de documents inadaptés posent problème, et ce quelques soient la taille, le lieu et le domaine de l’entreprise.

3/4 des sociétés rapportent que cette mauvaise gestion des documents avait un effet direct sur les coûts et comportait certains risques pour l’entreprise. Les fournisseurs de ce service ont l’opportunité de démontrer la réelle valeur ajoutée de leur travail. Avec l’avènement d’un service informatique éduqué et entreprenant, les évaluations de gestion de documents initiaux devraient être conçues pour répondre à la fois à l’atténuation du risque général et les exigences réglementaires propres à l’industrie.

Soyez un facteur de changement

Les clés du succès d’une gestion efficace des documents résident dans une organisation totale et sans faille. De nombreuses entreprises sont arrivées à des failles dans leur gestion de la documentation à cause d’une trop grande délégation de celle-ci. En effet, les décisions affectant le potentiel de risque et la conformité de l‘entreprise sont souvent au-delà de la portée des managers. Voici où le fournisseur de service peut agir, fixer une gestion et réviser l’organisation afin de mettre cette gestion dans les mains de dirigeants suffisamment qualifiés, et devenir un conseiller de confiance pour le long terme.

Le personnel interne est plus susceptible de perpétuer la culture existante que de la contester. Le partenaire est mieux placé pour répondre aux questions du client avec une grande expertise. Le conseiller de confiance assure les modifications nécessaires qui doivent être mises en œuvre sur le long terme avec le client en continuant à évoluer et optimiser les systèmes et processus de gestion des documents.

 

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