Une gestion électronique des documents maitrisée pourrait bien vous éviter des ennuis

À l’heure où on voit poindre des entreprises estampillées 3.0 voire même 4.0, quand certaines en sont encore à communiquer avec des adresses @Wanadoo ou @club-Internet, on voit que la transformation numérique des entreprises reste encore très inégale.  C’est pourquoi j’ai souhaité dans ce blog vous proposer une série de posts qui vous permettra de faire le point en matière de transformation numérique. Et si on commençait par le commencement ! Cette bonne vieille GED dont nous avons tous entendu parler depuis des années, je veux parler bien sûr de la gestion électronique des documents et plus particulièrement de la conservation de vos factures.

Il ne vous a pas échappé qu’en matière de conservation des factures, la loi avait récemment évolué. En effet, depuis le 1er janvier 2018 pour les PME et à partir du 1er janvier 2020 pour les TPE, la facturation électronique deviendra obligatoire pour tous.  

Comme beaucoup de chefs d’entreprise, je conservais jusqu’à présent les factures papier dans des classeurs. Je scannais ensuite ces mêmes factures afin de les avoir au format numérique. Ceci occasionnait bien sûr un double travail et une perte de temps. La loi de simplification numérique permet aujourd’hui de conserver uniquement ces factures au format numérique et quel que soit le support sur lesquelles vous les avez reçues, papier ou numérique. Attention, cependant la reproduction doit être faite sous format PDF et établie à l’identique, y compris en ce qui concerne les couleurs, elle doit également être strictement conforme à l’original, accompagnée d’une empreinte numérique, horodatée, lisible, intègre et conservée au format PDF. Il ne s’agit pas de scanner et convertir en PDF (avec les outils de vos systèmes d’exploitation préférés). Il ne s’agit pas non plus d’enregistrer dans un simple dossier par année et d’empiler les factures les unes après les autres sans véritable classement. Gardez à l’esprit qu’en cas de contrôle, vous avez quelques jours pour fournir l’ensemble de votre comptabilité et expliquer aux contrôleurs de quelle manière vous archivez et classez vos données.

Certains pourraient être tentés d’une simple imprimante multifonction grand public pour numériser leur facture pensant ainsi être tout à fait en conformité avec la loi ? Détrompez-vous ! Tout ceci vous paraît compliqué ? Xerox peut être votre partenaire pour vous aider à y voir plus clair :  quel matériel utiliser ? Quelle application utiliser pour gérer l’archivage de vos factures ? Comment être sûr de retrouver vos factures ? Et surtout comment être en conformité avec la loi ?

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