Comment les documents mènent les affaires aujourd’hui

Comme le bureau moderne devient de plus en plus dématérialisé, il y a une hypothèse commune selon laquelle les « documents » en tant que tels s’apparentent au passé.

En réalité, le document représente encore 40 % des activités en entreprise aujourd’hui, des présentations de rapports en passant par les factures.

Bien que l’on soit passé du polycopié à l’email, puis au logiciel de partage de documents, la nécessité de communiquer de l’information n’a pas changé.

Le passage d’un milieu de travail sans papier a créé une demande pour les systèmes de gestion de documents qui sont faciles à utiliser.

Au lieu d’imprimer des documents et de les distribuer manuellement, une entreprise est plus disposée à investir aujourd’hui dans les scanners et le stockage de documents.

Avec la bonne technologie mise en place, une entreprise peut télécharger des années de vieux documents vers des serveurs et les enregistrer pour un accès ultérieur.

Les entreprises en croissance

Lorsqu’une entreprise grandit,  il arrive souvent d’oublier de mettre à niveau les processus pour correspondre à l’environnement actuel.

Ce qui était acceptable dans une entreprise composée de trois personnes seulement ne fonctionnera forcément pas aussi bien avec une équipe de 100 personnes.

Ce qui complique les choses, c’est que si les entreprises ne font pas attention aux changements technologiques dans le temps, elles deviendront rapidement obsolètes.

Pour rester à jour, il est important que les entreprises réévaluent régulièrement tout ce qu’elles font et déterminent où la productivité peut être améliorée.

Si le personnel perd des heures à fouiller dans les classeurs pour chercher des factures ou des bons de commandes par exemple, une entreprise peut voir de sérieuses économies de coûts en investissant dans un système de gestion des documents. Cela permettrait aux documents d’être retrouvés en quelques secondes.

La croissance stratégique

La gestion de documents peut facilement être mise de côté lorsque l’équipe se concentre sur les défis auxquels elle est actuellement confrontée.

L’équipe suppose que les documents ne sont pas une part essentielle de leurs opérations, alors qu’en réalité les entreprises dépensent environ dix pour cent de leur chiffre d’affaires sur des documents et de l’impression.

Les toners, les coûts d’impression et de papier peuvent devenir extrêmement chers au fil du temps, il est donc important que les entreprises évaluent toujours comment elles peuvent économiser de l’argent.

Lorsque les documents sont stockés sur les serveurs d’une entreprise plutôt que dans les classeurs, ces documents peuvent être envoyés par courriel ou téléchargés sur des outils de collaboration tels que Google Docs.

Cela permet aux membres de l’équipe situés dans le monde entier de travailler facilement ensemble sur des projets, et un gain de temps en plus de la réduction du coût de l’impression et du papier.

Même si l’orientation des ressources vers la mise à niveau d’un processus qui n’est pas à jour peut coûter de l’argent, les économies qui seront réalisées au fil du temps en vaudront bien la peine.

Le cout d’une vieille technologie

Plus les entreprises se déplacent vers les processus de gestion de documents automatisés,  plus les entreprises qui adhèrent à de vieilles méthodes vont rapidement être dépassées.

Les entreprises doivent prendre conscience que l’atteinte à leur réputation peut provenir de mauvaises procédures de gestion des documents.

Lorsque des documents importants comme des ordres d’achat ou de contrats sont perdus, une entreprise risque de perdre les clients qu’elle essaie d’impressionner.

Au lieu de prendre des risques, les entreprises devraient étudier à stocker leurs documents par voie dématérialisée afin qu’elles puissent fournir le même niveau de service que leurs  concurrents.

Les documents sont essentiels à tous les niveaux dans les entreprises.

Avec les bons outils en place, une entreprise peut économiser du temps, et montrer son professionnalisme en face des consommateurs, clients, et fournisseurs. Pour savoir comment démarrer l’intégration de votre papier et flux numériques avec une plate-forme commune, visitez http://www.xerox.fr/bureau/connectkey/frfr.html