VITOGAZ FRANCE fluidifie sa Relation Client avec DocuShare

VITOGAZ FRANCE est une filiale du Groupe Rubis, opérateur français indépendant spécialisé dans la distribution de carburants, de gaz liquéfiés et de bitumes, de l’approvisionnement jusqu’à l’utilisateur final. Ce Groupe est présent dans 41 pays, sur trois continents : l’Europe, l’Afrique et les Caraïbes.

VITOGAZ FRANCE est un distributeur indépendant de GPL en bouteilles, citernes, réseau canalisé et de GPL-carburant, sous sa marque GAZ’L dans le réseau des stations-service autoroutières BP et en grandes surfaces.
Créée en 1939, la marque VITOGAZ distribue des bouteilles de gaz butane seules (non liées à l’achat d’un réchaud pour la cuisson domestique), avant de se lancer, dès 1966, dans la distribution de gaz propane vrac (en citernes), contribuant ainsi à la démocratisation des gaz de pétrole liquéfiés (GPL).

VITOGAZ FRANCE a la particularité d’être présente à toutes les étapes de la chaîne du gaz (approvisionnement, stockage, distribution, vente et conseil). Elle maîtrise ainsi la globalité de sa chaîne logistique.
En 1999, VITOGAZ se distingue en étant la première société dans son domaine d’activité à créer un Centre de Service à la Clientèle. Ainsi, particuliers et professionnels sont assurés d’obtenir rapidement une réponse à leur demande concernant l’installation de gaz ou l’approvisionnement de leur réservoir.

La nature de l’activité de VITOGAZ FRANCE impose de conserver les documents contractuels sans limitation de durée. Depuis sa création, l’entreprise stockait des milliers de documents papier dans des armoires d’archives, mais rapidement, l’accès aux informations est devenu bien trop compliqué, il fallait trouver une solution. Nous avons rencontré Belkacem REZKI, Directeur des systèmes d’information de l’entreprise qui nous parle de la mise en place de la GED.

Comment la GED est arrivée chez VITOGAZ FRANCE ?

Quand je suis arrivé il y a une 20aine d’années, l’une des premières préoccupations était de gérer la tonne de papier que nous avions, car à l’époque la dématérialisation n’existait pas. Tous les documents contractuels des clients étaient soigneusement stockés dans des dossiers numérotés, puis étaient eux-mêmes archivés dans des boites et des armoires. Cela prenait de la place et n’était pas très efficace car lorsqu’un client appelait, l’assistante commerciale devait le mettre en attente, le temps de chercher son dossier. En plus de la lenteur et du volume à gérer, le risque était de ne pas retrouver le document ! S’il avait été mal archivé, il devenait quasiment impossible de le retrouver et la réponse apportée au client devenait compliquée. Nous avons donc souhaité nous doter d’un moyen électronique pour mieux répondre aux demandes des clients tout en réduisant le risque de perte.

Reprendre l’existant a dû être un travail colossal ?

Le projet venait tout juste de démarrer quand je suis arrivé et, en collaboration avec le Directeur du Centre de Service à la Clientèle, nous avons mis en place notre première GED. Notre objectif était double : scanner les nouveaux documents au fil de l’eau et numériser les anciens dossiers. Pour cela, une personne a été embauchée et il lui a fallu 2 à 3 ans pour reprendre l’historique.

Qu’est-ce qui a été déterminant dans le choix de DocuShare ?

Malheureusement, l’éditeur a fait faillite et nous nous sommes retrouvés dans une situation délicate. Nous avons alors fait un tour d’horizon des solutions du marché pour trouver un prestataire capable de nous accompagner dans notre projet de remplacement.Au-delà de son coût de mise en œuvre acceptable, la solution DocuShare de Xerox a été retenue car l’outil était fonctionnel mais aussi parce que l’intégrateur, AbilDoc,  était en mesure de nous fournir une solution clé en main. Nous avons un ERP maison développé sur AS400 et AbilDoc a su interfacer DocuShare à notre ERP et reprendre l’historique que nous avions sur l’ancienne GED.Pour finir, la notoriété de Xerox a joué, car après la faillite de notre prestataire qui avait une GED très efficace, il nous fallait une solution pérenne.

Comment avez-vous entendu parler de DocuShare ?

Nous avons rencontré Xerox et l’intégrateur AbilDoc sur un salon à La Défense et nous les avons ensuite comparés avec d’autres solutions. D’autre part, nous sommes déjà clients Xerox. Nous avons acquis des copieurs pour scanner et mettre les documents dans la GED.

Quels avantages avez-vous retirés de DocuShare dans l’entreprise ?

La GED est une brique fonctionnelle forte de notre système d’information et elle est massivement utilisée par nos services. Elle est très importante pour nous car elle centralise toute la documentation contractuelle du client. Cela nous permet de fluidifier les process, de libérer de la place et de répondre rapidement aux demandes de nos clients.

Diriez-vous que vous êtes satisfaits de l’utilisation et de la mise en place de DocuShare ?

Nous sommes très satisfaits de la solution mise en place et du prestataire. Pour notre Centre de Service à la Clientèle c’est stratégique. L’outil permet en 3 clics d’accéder au dossier du client qui appelle et de lui répondre sans délai. La Relation Client a été améliorée et fluidifiée


VITOGAZ FRANCE :
Site Internet : www.vitogaz.com
Tour Franklin 100, Terrasse Boieldieu, Puteaux, 92800, France

AbilDoc
Site Internet : www.abildoc.com
34 rue d’Athènes 59800 Lille, France


 

Xerox® DocuShare® est une plateforme mobile, cloud et intuitive de gestion de contenu d’entreprise. Elle peut être déployée sur site pour un contrôle informatique accru ou via un cloud privé sécurisé pour une plus grande flexibilité. Cette solution offre aux entreprises de puissants outils pour automatiser leurs processus et faciliter leur transformation digitale. Pour en savoir plus rendez-vous sur le site de Xerox, cliquez -ici

 

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