Pourquoi utiliser les services d’impression gérés ? (MPS : Managed Print Services)

Cet article de Carro Ford a été publié sur le site : https://enterprisematters.blogs.xerox.com/2018/11/08/why-use-managed-print-services/

D’une entreprise à l’autre, vous avez certainement utilisé des services d’impression gérés, mais tout le monde n’a pas eu la même expérience. Si vous n’avez qu’une expérience moyenne du service d’impression, vous vous demandez peut-être à quoi devrait ressembler un bon service MPS. Ce blog contient les bonnes pratiques à mettre en place pour la sélection d’un fournisseur de services d’impression gérés capable de vous offrir ce que vous souhaitez.

À quoi ressemble une bonne offre MPS ?

  • Si vous n’avez pas encore contacté un fournisseur de services d’impression gérés, vous vous demandez peut-être ce qu’il faut rechercher.
  • Si vous avez eu une mauvaise expérience avec un partenaire, vous vous demandez peut-être quelles sont les qualités qui leur manquaient.

Les imprimantes et les périphériques de numérisation jouent toujours un rôle majeur dans les entreprises de toutes tailles. Vous les utilisez pour la documentation interne ou pour les travaux promotionnels les plus exigeants. Les appareils sur lesquels vous comptez jour après jour doivent offrir qualité et économies. Et pour cela, vous aurez besoin de l’aide d’un partenaire MPS.

Lorsque vous considérez votre environnement d’impression dans son ensemble, un fournisseur de services d’impression doit pouvoir vous aider dans les trois défis suivants:

  1. Réduire les coûts d’achat de matériel, de consommables et de papeterie
  2. Augmenter la productivité dans toute l’organisation
  3. Obtenir une facture unique et la possibilité de recharger des unités commerciales

Si vous exploitez plusieurs sites, les défis ci-dessus sont multipliés. Toutefois, même si vous êtes une PME « monosite », vous bénéficierez largement d’un fournisseur de services d’impression gérés qui a fait ses preuves dans la création de stratégies, la réduction des coûts.

Méthodologie des services d’impression gérés en 3 étapes

Afin de résoudre les problèmes mentionnés ci-dessus, voici une méthodologie en trois étapes :

  1. Comprendre : un analyste commercial collabore avec le responsable des comptes pour comprendre vos ressources humaines, vos processus et vos besoins opérationnels avant de concevoir une stratégie d’impression.
  2. Exécuter : Toute modification apportée à votre système existant doit être entrée avec précaution lors de l’adhésion de l’utilisateur. Une équipe de transformation des activités travaille avec vous pour y parvenir.
  3. Améliorer: Améliorer continuellement votre infrastructure pendant toute la durée de votre contrat et être réactifs face à l’évolution des besoins de votre entreprise.

Plus un partenaire MPS travaille avec vous, plus vos efforts profiteront à tous les domaines de votre entreprise.

Par exemple, en mettant en œuvre des solutions analytiques et une analyse axée sur les données de votre environnement d’impression, elles permettent de mettre fin aux conjectures.

En agissant comme intermédiaire entre votre entreprise et vos fournisseurs, un partenaire MPS vous garantit également que vous bénéficiez d’une facturation transparente, de factures consolidées et de contrats clairs.

Le travail d’un partenaire MPS est essentiellement un exercice de rationalisation. Cela se traduit par :

  • Entretien simplifié des machines
  • Un parc d’appareils multifonctions plus efficace
  • Processus automatisés

Résultats que vous pouvez attendre des services d’impression gérés

Il n’est pas rare de voir des économies de coûts supérieures à 40% par an lorsque vous vous engagez avec un excellent partenaire MPS. Malgré cela, il existe d’autres avantages immatériels à apprécier. Au-delà des économies de coûts directes, les nouvelles méthodes d’impression et les processus automatisés offrent un gain de temps considérable et une réduction des erreurs humaines.

Trouver le bon fournisseur MPS est relativement simple lorsque vous savez quoi rechercher, et les indications ci-dessus faciliteront grandement cette recherche.

 

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