Note : Cet article a été publié par un contributeur rémunéré par Xerox Corporation.
Combien de papiers froissez et jetez-vous au cours d’une journée de travail moyenne ? Si vous êtes comme la plupart des entrepreneurs, c’est probablement plus d’une dizaine (voire plus). Même lorsque l’impression de documents n’est pas vraiment nécessaire, il est parfois difficile de perdre cette habitude.
Si vous recyclez des vieux papiers, vous n’avez pas à vous sentir coupable de détruire des arbres, mais vous jetez aussi une partie de vos profits. Environ 15% des coûts informatiques moyens des petites et moyennes entreprises sont consacrés à l’impression. L’impression inutile gaspille du temps, du papier, de l’encre et donc de l’argent. Si vous êtes prêt à faire attention à vos coûts d’impression, voici six choses que vous pouvez faire pour vous assurer que les imprimantes de votre entreprise ne soient pas des « gouffres financiers ».
- Achetez le bon type d’imprimante.
La première chose à faire est d’investir dans l’achat d’imprimantes rentables et écologiques. Pour économiser de l’argent, les imprimantes multifonctions (MFP) Xerox® utilisent l’encre solide ColorQube, écologiquement responsable, à la place de cartouches d’encre classiques. Vous pouvez réduire encore plus vos coûts en surveillant les ventes, les offres et les promotions sur les imprimantes Xerox.
- Réduisez votre consommation de papier.
Quand vous n’avez pas d’autre choix que d’imprimer, il existe toujours des moyens de réduire les coûts. Par exemple, demandez à vos employés d’imprimer autant que possible en recto-verso. (Le recto-verso est paramétré par défaut sur les imprimantes Xerox®, ce qui vous permet d’économiser automatiquement de l’argent.)
- Utilisez l’encre judicieusement.
Dans la mesure du possible, essayez d’imprimer en noir et blanc plutôt qu’en couleur. Vous pouvez également utiliser des polices qui nécessitent moins d’encre. Par exemple, les polices Times New Roman, Century Gothic et Calibri utilisent moins d’encre à l’impression que la police Arial, qui est pourtant la police par défaut sur de nombreux ordinateurs. Pour les documents qui n’ont pas besoin d’être parfaits, choisissez une impression à faible résolution, ou en mode brouillon, pour aider à réduire votre consommation d’encre.
- Soyez pro !
Est-ce que vous et votre équipe créez des mises en page pour des documents marketing, des présentations PowerPoint ou des projets de conception graphique ? Au lieu d’imprimer et de jeter des dizaines d’essais, utilisez des modèles conçus par des professionnels comme fondement de vos projets.
Xerox® offre une gamme complète de modèles, notamment des brochures marketing, des flyers et bien plus encore, qui vous permettront de lancer tous types de projets.
- Aperçu avant impression.
Combien de fois avez-vous imprimé un document pour finalement vous rendre compte qu’il est en mode portrait plutôt qu’en mode paysage, ou que la police est trop petite pour que cela soit lisible ? Quel gaspillage de papier (et d’argent) … Même si vous êtes pressé, prenez toujours l’habitude de prévisualiser vos documents avant de les imprimer. Vous serez ainsi en mesure de repérer facilement les erreurs et de préserver l’environnement par la même occasion.
- Utilisez le cloud.
Bien sûr, le meilleur moyen de réduire vos déchets papier et votre consommation d’encre est de stocker vos documents et données sur le cloud, afin que les employés puissent y accéder numériquement. Si vos documents professionnels sont encore majoritairement sur support papier, la numérisation de tous ces éléments peut sembler incroyablement décourageante.
Cela ne le sera plus avec la technologie ConnectKey® de Xerox. Grâce à ConnectKey®, vous pouvez configurer votre imprimante multifonction Xerox® pour que vos fichiers soient numérisés et envoyés directement dans le cloud, sur une boite mail, ou partout où vous souhaitez les partager et les stocker.
