Malgré le fait que les cyberattaques contre les petites entreprises aient augmenté ces cinq dernières années (43% des petites entreprises ont été victimes d’une cyber-menace ou ont été piratées), moins d’un quart des petites entreprises ont prévu un plan de sécurité. Pour l’expliquer, les chefs d’entreprises citent un certain nombre de raisons, derrière la déconnexion, mais la principale cause reste que beaucoup trouvent décourageant de mettre en œuvre une stratégie de sécurité globale. De plus, très peu pensent ne pas avoir le temps ou même le soutien dont ils auraient besoin pour cela.

Bien qu’aucune machine ne puisse fournir de solutions à tous vos problèmes de sécurité, les imprimantes bénéficiant de la technologie ConnectKey® peuvent fournir des solutions prêtes à l’emploi concernant la plupart des menaces rencontrées par les PME. Cela signifie une sécurité accrue qui est, en grande partie, non interventionniste.

Voici trois façons d’utiliser votre imprimante pour commencer dès aujourd’hui à rendre votre entreprise plus sécurisée.

  1. Mettre en œuvre une impression sécurisée.

La plupart des gens ne considèrent pas leurs imprimantes comme des points d’entrée pour les hackers, mais rappelez-vous que les imprimantes en réseau d’aujourd’hui ne constituent pas seulement un canal ; elles stockent des données sur leurs disques durs. Cela les rend vulnérables au piratage, tout comme les ordinateurs que vous avez en revanche soigneusement sécurisés.

De plus, leur disque dur n’est pas leur seule vulnérabilité. Chaque jour, des données sensibles vont et viennent entre vos ordinateurs et votre imprimante, et peuvent facilement être interceptées pendant cette transmission (si votre imprimante n’est pas sécurisée).

Mais peut-être que le point faible le plus surprenant de votre imprimante est-il celui auquel on s’attend le moins : son bac à papier. Trop souvent, les employés laissent des documents sans surveillance à l’imprimante. Cela laisse potentiellement des informations sensibles accessibles à tous ceux qui se promènent.

Recherchez des imprimantes et MFP équipés de fonctions de sécurité permettant de :

  • Fournir un cryptage automatique des fichiers, afin de protéger les données pendant la transmission ;
  • Protéger le disque dur de votre imprimante contre les hackers, en écrasant automatiquement l’image sur le disque dur (une fois le travail d’impression terminé) ;
  • Aider à réduire ou à empêcher l’impression sans surveillance. En activant l’impression sécurisée, le MFP n’imprime pas tant que l’utilisateur n’entre pas son code PIN directement sur l’imprimante.

Les nouveaux appareils Versalink et Altalink de Xerox sont équipés de la technologie ConnectKey®, ce qui signifie qu’ils protègent les données tout au long du processus de création de documents, de l’impression à la numérisation jusqu’au stockage. Le principal intérêt pour les dirigeants de PME trop occupés, est qu’ils peuvent se protéger contre les cyber-menaces tout en y consacrant que peu de temps. Ces appareils exploitent la même technologie qui protège vos PC contre les virus et les logiciels malveillants.

  1. Objectif « zéro papier ».

Le papier à ses propres risques. Alors que la plupart des attaques contre les PME se font sur le web ou utilisent le phishing, il a aussi été démontré que les erreurs humaines et les problèmes d’organisation ont causé les deux tiers des violations de données en 2012.

Les documents imprimés sont vulnérables à la perte, à l’endommagement et au vol. Il est également extrêmement facile pour un document imprimé de tomber entre de mauvaises mains. Cela met en péril vos propres données et celles de vos clients.

La numérisation de documents, à l’aide d’une imprimante multifonction, élimine les risques associés aux documents papier. En effet, la numérisation de vos données présente de nombreux avantages pour votre entreprise et peut vous aider à augmenter votre productivité et à réduire les coûts.

Une fois que vous êtes sur le chemin de la digitalisation, la prochaine étape consiste à protéger correctement vos fichiers numériques. Les imprimantes multifonctions Xerox aident à protéger vos fichiers PDF et documents sensibles, en vous offrant la possibilité de les rendre accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés. Les utilisateurs peuvent même crypter des fichiers PDF avec des mots de passe, lors de l’utilisation du service de numérisation vers un courrier électronique. Vous pouvez donc bénéficier d’une protection de vos documents, même lorsque vous êtes en dehors de l’entreprise.

  1. Sensibilisez vos employés.

Votre personnel est le cœur de votre entreprise, mais les vertus qui en font des penseurs critiques, des innovateurs et des résolveurs de problèmes peuvent aussi en faire des menaces de sécurité en matière d’impression.

Une simple erreur humaine expose fréquemment les entreprises à un risque de violation de données via l’impression. La fatigue, une formation inadéquate ou le manque de confiance et de soutien laissent la porte ouverte aux erreurs. Ainsi, de simples distractions – auxquelles les « multitaskers » d’aujourd’hui sont particulièrement sensibles, comportent des risques. Indépendamment des raisons derrière ces risques, il est de votre devoir de les atténuer.

Pour bien protéger votre entreprise de ces erreurs les plus courantes, vous devrez à la fois sensibiliser vos salariés et utiliser la technologie. Commencez par restreindre les données sensibles aux applications cloud autorisées, et donnez à votre équipe une compréhension globale des données considérées comme non sensibles. Cela permet d’empêcher les employés d’analyser les données confidentielles de l’entreprise, dans des applications cloud non autorisées, et de les rendre plus attentifs aux vulnérabilités potentielles. Vous pouvez également aller plus loin en choisissant un périphérique qui vous aide à automatiser les flux de travail. Un flux de travail automatisé vous donne la possibilité de restreindre vos données, en toute sécurité, exclusivement aux applications cloud approuvées.

L’étape suivante consiste à sécuriser vos principaux points de contrôle : le Wifi, le VPN (si vous en avez un), le site Web de l’entreprise, les logiciels d’entreprise (CRM ou outil de gestion des finances, etc.) et tout équipement connecté. Ensuite, il faudrait également offrir aux employés une formation de base et facile à suivre, à propos des risques les plus courants et sur la façon dont cette nouvelle technologie contribuera à les atténuer. Ainsi, les salariés seront non seulement plus vigilants, mais considèreront la technologie comme protectrice plutôt qu’encombrante ou contraignante.

Une excellente façon de changer la perception de vos employés, sur l’intégration de nouvelles technologies, consiste à utiliser des applications intelligentes qui vous aident à simplifier vos flux de travail, sans ajouter d’étapes supplémentaires.

Commencez dès maintenant

En investissant dans les nouveaux appareils compatibles avec la technologie ConnectKey® de Xerox, tels que VersaLink ou AltaLink, vous disposez tout de suite d’un large éventail d’options de sécurité. Ces nouveaux appareils sont un excellent moyen de sécuriser votre entreprise et de ne pas perdre de temps dans l’accomplissement de la tâche la plus importante : gérer votre entreprise.

Besoin d’aide pour commencer ? Un partenaire de distribution Xerox peut vous aider à intégrer une solution de sécurité personnalisée pour votre entreprise, adaptée à vos besoins et à votre budget. Contactez un partenaire aujourd’hui. Contactez-nous ici.

Pour plus de conseils sur la sécurisation de vos données et l’amélioration de votre façon de travailler, abonnez-vous au blog Interactions pour entreprendre.