L’Intelligence derrière les Managed Print Services (MPS)

Source : ( Adam Johnson, Directeur de Limpio MPS)

De nombreuses sociétés ont mis en place des logiciels de gestion d’impression en rationalisant et en réduisant leur parc d’imprimantes. Ceci est un bon début, mais nous pensons qu’elles ne font qu’effleurer les avantages d’une solution complète de Managed Print Services (MPS). Ces logiciels de gestion d’impression vous permettent effectivement de réduire vos coûts, de bénéficier d’une facturation consolidée et d’obtenir des rapports détaillés sur le coût et sur combien d’impressions ont été réalisées par tel ou tel utilisateur.

Tout cela est bien beau, mais généralement, une fois que la rationalisation est effectuée, on considère que le travail est fait,  alors que cela ne devrait être que le début de la transition vers une solution plus efficace, améliorant l’efficacité et augmentant la sécurité des données. En effet, bien souvent, les données recueillies par le logiciel de gestion d’impression  sont présentées, mais peu voire pas du tout analysées. Pourtant, elles sont une mine d’informations précieuses qui pourraient permettre d’optimiser encore plus la gestion des impressions.  Mais bien souvent, ce service est laissé de côté. Il s’agit là d’une réponse réactive par opposition à une réponse proactive.

La puissance de l’analyse

La prochaine étape, une fois que le service de gestion d’impression est implémenté, devrait être d’exploiter la technologie disponible autour de la numérisation des documents pour les transformer en « documents intelligents », totalement intégrés aux processus documentaires de l’entreprise, et permettre ainsi une transition en douceur vers le numérique.

Les outils d’analyses donnent à votre fournisseur les moyens d’approfondir les données rapidement et de les explorer de manière visuelle claire. Cela lui permet de prendre des décisions en toute connaissance et compréhension de votre environnement, et non basées sur des suppositions.

Armée de cette information, une entreprise peut alors chercher à transformer des documents scannés en documents scannés exploitables s’intégrant de façon automatique et intelligente à son logicielle de gestion documentaire (GED).

Aussi simplement que de taper sur les touches d’un smartphone,  les utilisateurs peuvent ainsi convertir des documents numérisés en texte en toute sécurité à partir de l’écran tactile de l’imprimante multifonction. Les résultats: un gain de temps considérable, une meilleure productivité, une circulation de l’information efficace et sécurisée, et surtout une réduction importante des coûts et de la consommation de papier.

Créer l’intelligence

De nombreuses entreprises pensent que numériser un document, c’est juste le transformer en image ou en PDF. En libérant les données d’un document, il devient donc  « intelligent » et beaucoup plus productif qu’un PDF ou une image stockée quelque part dans votre système informatique.

Nous pensons que ceci est le prochain vecteur de croissance pour les entreprises qui  travaillent avec des fournisseurs qui offrent simplement des équipements et du support. Ceci s’adresse bien sûr à ceux qui cherchent des moyens de réduire leurs coûts d’impressions et qui tendent vers une amélioration continue grâce à la technologie.

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