Lorsque les entreprises commencent à évaluer les dépenses liées à l’impression de documents, elles sont souvent surprises. D’après certaines études, ces frais peuvent représenter entre 1 et 3 % du chiffre d’affaires annuel de l’entreprise, ce qui souligne l’importance d’une gestion efficace des ressources d’impression.
Il existe de nombreuses options pour limiter l’augmentation des coûts d’impression : en suivant le principe « pensez avant d’imprimer », en optant pour des imprimantes particulièrement performantes, en privilégiant l’impression en recto-verso et en utilisant le mode brouillon, on peut déjà obtenir des résultats tangibles à court terme.
La solution optimale repose toutefois sur l’utilisation des services de gestion de l’impression (MPS), où un prestataire spécialisé évalue, optimise et gère en continu l’ensemble de l’environnement d’impression et de sortie des documents d’une entreprise. Les bénéfices d’une telle approche dépassent la simple réduction des coûts. Les entreprises profitent également d’une amélioration notable de la productivité et de l’efficacité, tout en étant en mesure de minimiser les risques associés.
Les questions suivantes peuvent vous guider pour comparer les propositions des différents fournisseurs et ainsi déterminer laquelle correspond le mieux à vos exigences :
1. Est-ce une solution standard ou une offre sur mesure ?
Payez-vous pour ce que vous utilisez réellement ?
D’autres modules peuvent-ils être ajoutés ou supprimés ultérieurement ?
2. Offrez-vous la flexibilité et l’intégration dont j’ai besoin ?
Le fournisseur MPS peut-il s’adapter à votre environnement unique ?
Les serveurs d’impression, l’impression IP directe ou une combinaison des deux sont-ils pris en charge ?
La solution MPS peut-elle être combinée de manière transparente avec les fournisseurs, les technologies et les processus existants ?
3. La solution peut-elle révéler des économies de coûts potentielles ?
Des informations détaillées sur l’utilisation de l’imprimante et les coûts d’impression sont-elles fournies ?
Une répartition détaillée des modèles d’utilisation est-elle fournie par utilisateur, appareil, service, serveur d’impression ou succursale ?
4. Dans quelles mesures la solution est-elle sécurisée ?
La sécurité de la gestion de l’impression peut-elle être parfaitement adaptée aux mesures de sécurité existantes de l’entreprise ?
Comment les informations sont-elles transmises de manière sécurisée ?
Est-il possible de configurer différents contrôles d’accès pour différents utilisateurs ?
5. Quelle est l’utilité de la fonctionnalité de création de rapports ?
Les rapports sont-ils pertinents par rapport à vos objectifs et indicateurs de performance clés ? Peuvent-ils être personnalisés ?
La solution inclut-elle des fonctionnalités de création de rapports dynamiques qui permettent une analyse et une surveillance en temps réel de l’utilisation ?
Le fournisseur MPS possède-t-il l’expertise nécessaire pour transformer les données brutes en intelligence économique ?
6. Est-ce facile à gérer pour les utilisateurs finaux et le service informatique ?
La solution MPS représente-t-elle un bon compromis entre les besoins souvent conflictuels des utilisateurs et de l’IT ?
La solution est-elle facile à configurer et à gérer à mesure que de nouvelles imprimantes et de nouveaux utilisateurs sont ajoutés ?
7. La solution peut-elle s’adapter à la croissance de votre organisation ?
Existe-t-il des limitations concernant les utilisateurs, les services et les lieux de travail mobiles ?
Y a-t-il un nombre maximum d’imprimantes multifonctions ?
Comment sont gérées les infrastructures multi-sites ou multi-pays ?
8. La solution est-elle leader et durable ?
La solution a-t-elle des années d’expérience pratique avec des milliers de clients ?
Evolue-t-elle pour refléter les dernières avancées en matière de technologie et de pratiques de travail ?
Article traduit du blog Xerox Allemand : article original
