Choisir une imprimante professionnelle

Le prix ne fait pas tout : options, sécurité et écoresponsabilité pèsent aussi dans la balance

Pour choisir une imprimante professionnelle, les entreprises ont tendance à se focaliser en priorité sur son coût. Mais leur attention doit aussi se porter sur d’autres critères, comme la sécurité informatique des machines ou leur impact sur l’environnement. Objectif : un parc d’imprimantes parfaitement adapté à leurs besoins. Qui s’évaluent non seulement à l’échelle des bureaux mais aussi, depuis l’année 2020, à celle des logements des salariés, du fait de l’explosion du télétravail. Un phénomène qui ouvre de toutes nouvelles perspectives aux constructeurs.

La tendance du marché des systèmes d’impression dans les entreprises est à la délégation de la gestion des imprimantes. Ce que l’on appelle dans le jargon le ‘managed print services’(MPS, ou gestion des services de publication). “Un client paye un loyer pour un parc d’imprimantes que l’on installe dans ses locaux. Cela inclut le coût des machines et la maintenance opérationnelle. On facture ensuite les pages imprimées en fonction de la consommation : A4 ou A3, monochrome ou couleur”, explique Philippe Chaventré, directeur commercial solutions d’impression pour HP France. Un audit est par conséquent nécessaire, à l’échelle de tous les services, pour déterminer quel type d’imprimante correspond à chaque besoin. Ne reste plus alors qu’à comparer les modèles proposés.

Coût à la page

Sans grande surprise, le premier élément que les entreprises mettent dans la balance est le prix. Mais entre les coûts d’achat et les coûts d’utilisation, quels sont ceux qu’il vaut mieux prendre en compte ? “Les clients regardent plutôt le coût à la page car une machine plus chère à l’achat peut se révéler plus rentable sur le long terme”, glisse Nicolas Cintré, directeur marketing chez Brother France. Leur objectif, en toile de fond, est de réduire au maximum le coût d’une page imprimée, dont la durée de vie avant de finir à la poubelle ne dépasse pas six heures. en moyenne. Les caractéristiques des machines sont également scrutées d’un oeil attentif par les entreprises, particulièrement le format papier et la vitesse d’impression. “La vitesse est un critère historique dans le choix, et un point de référence sur le marché. Or, aujourd’hui, ce critère n’a plus guère de sens, sauf pour les entreprises qui doivent imprimer en grandes quantités”, considère Gérard Brun, chef de programme ‘intelligent workplace services’ chez Xerox. Selon lui, les fonctionnalités associées à l’imprimante doivent désormais primer, puisque les machines sont au coeur des processus de dématérialisation des sociétés : elles servent en effet aussi bien à l’impression qu’à la numérisation de documents. La vitesse de scan, l’ergonomie, la possibilité de relier l’appareil à son environnement numérique font donc partie de la liste des éléments à étudier.

“La vitesse est un critère historique dans le choix, et un point de référence sur le marché. Or, aujourd’hui, ce critère n’a plus guère de sens, sauf pour les entreprises qui doivent imprimer en grandes quantités”

Quel rôle joue la technologie à l’heure du choix ? Entre jet d’encre et laser, tout dépend des besoins. Pour l’impression standard de textes en noir et blanc, la première fait parfaitement l’affaire. Sa taille est réduite, sa vitesse d’impression peu rapide, et le coût de ses cartouches plutôt élevé. Et c’est la seconde que l’on retrouve majoritairement parmi les imprimantes professionnelles, où elle est considérée comme plus adaptée : elle est certes plus volumineuse, mais elle peut imprimer très vite et en grandes quantités. Toutefois, la technologie n’entre pas vraiment en ligne de compte dans le choix des entreprises. “Ce qui compte pour elles, c’est de savoir si l’imprimante va répondre au service attendu et à quel coût, peu importe, finalement, qu’elle soit laser ou jet d’encre”, souligne Philippe Pelletier, président de la commission marché et prospectives au sein du syndicat national des entreprises de solutions et systèmes d’information et d’impression (Snessii).

Choisir une imprimante : le spectre de la sécurité

Il existe, en revanche un critère que les fabricants jugent primordial et dont les entreprises ne semblent pas encore réellement prendre la mesure : la sécurité informatique de leur parc. “Les imprimantes multifonctions sont de véritables ordinateurs et constituent le maillon faible dans un système informatique. Il est parfaitement possible d’infecter une entreprise par ce biais”, prévient Philippe Chaventré.

“Il existe un critère que les fabricants jugent primordial et dont les entreprises ne semblent pas encore réellement prendre la mesure : la sécurité informatique de leur parc”

La machine et les données qui transitent par son intermédiaire doivent donc être sécurisées : disque dur et protocoles de communication cryptés de bout en bout, ports USB fermés par défaut… Des options peuvent aussi être ajoutées aux imprimantes, comme l’obligation de badger pour lancer une impression. Non seulement ces mesures garantissent la confidentialité, mais en outre elles évitent un fléau largement répandu en entreprises : l’oubli des documents fraîchement imprimés. Et elles permettent également de réduire le gaspillage d’argent… et de papier.

Un gain écologique

Une bonne nouvelle, quand on sait que lors des audits réalisés pour connaître les besoins des entreprises, le gain écologique des solutions envisagées est mis en exergue, au même titre que les bénéfices économiques.

“Nous présentons ce critère en termes d’impact, à savoir le nombre de pages économisées pour le client, que nous traduisons en nombre d’arbres sauvés”, précise Gérard Brun. Un critère qui, selon lui, est important aux yeux des entreprises. Un avis à moitié partagé par Nicolas Cintré. “L’aspect environnemental prend de plus en plus d’ampleur. Il pèse aujourd’hui certes très lourd dans le choix, mais toutefois moins que le prix.”

“L’aspect environnemental prend de plus en plus d’ampleur. Il pèse aujourd’hui certes très lourd dans le choix, mais toutefois moins que le prix”

Une évolution des mentalités qui suit celle de la société, et qui est davantage portée par les nouvelles générations d’employés. Les entreprises font globalement plus attention à l’impact sur la planète de leur politique d’impression, comme le révèle le troisième baromètre Green It des pratiques écoresponsables des entreprises, qui consacre une thématique entière à l’impression. Leurs efforts pourraient cependant être plus poussés (voir encadré).

L’avenir passe par la maison

Reste que, depuis plusieurs années, la tendance est à la baisse du nombre des impressions dans les entreprises, de l’ordre de moins 5 % par an selon Philippe Chaventré, et les volumes ont même chuté de moins 20 % à moins 30 % en 2020, en raison de la crise de la Covid et du recours accru au télétravail, selon Philippe Pelletier. “Nous avons absorbé en une seule année le déclin de trois à quatre ans. Mais malgré la baisse des volumes d’impression, le papier reste encore bien présent dans les entreprises”, assure l’expert du Snessii. Une baisse due à la chasse aux coûts superflus, et au développement de la dématérialisation.

“Beaucoup de clients souhaitent que leurs employés bénéficient à la maison de la même expérienceutilisateur qu’avec leur imprimante du bureau”

Déjà, avant la crise, les sociétés avaient commencé à restructurer leur parc, en remplaçant les machines individuelles par des imprimantes collectives. Sans pour autant aller jusqu’à les supprimer, ou à n’en compter plus qu’une seule pour toute l’entreprise. “Les entreprises cherchent à s’équiper au plus juste en imprimantes par rapport à leurs besoins”, résume Nicolas Cintré. En interne et, aussi, désormais, en externe, et c’est ce que la crise a réellement changé. “Beaucoup de clients souhaitent que leurs employés bénéficient à la maison de la même expérience utilisateur qu’avec leur imprimante du bureau. Cela signifie qu’ils désirent des machines personnelles avec des capacités similaires aux imprimantes professionnelles, ainsi qu’une sécurité garantie”, ajoute Philippe Chaventré. Bref, un équilibre à garder entre les imprimantes des bureaux et celles des foyers des salariés. Une nouvelle dimension qui ouvre des perspectives de développement plus larges aux constructeurs.

Agathe Perrier

Écogestes et impression : comment faire mieux

L’Alliance Green IT, association indépendante centrée sur l’étude du numérique responsable, réalise depuis 2015 un baromètre des pratiques écoresponsables des entreprises. Parmi toutes les thématiques analysées : l’impression. Il ressort dans la troisième édition publiée en 2020 que les bons comportements continuent de se développer. 69 % des entreprises rationalisent désormais leurs équipements d’impression (utilisation d’imprimantes départementales et non plus individuelles), contre 35 % en 2017. Autre exemple : 57 % des structures consomment du papier partiellement ou totalement recyclé, contre 45 % trois ans auparavant. Reste néanmoins de nombreux points à améliorer, notamment sur le paramétrage des imprimantes. En 2017, 90 % des répondants indiquaient paramétrer leurs machines par défaut pour éviter le gaspillage. En 2020, lorsqu’on les regarde dans le détail, les résultats sont plus mitigés. Il ressort ainsi que moins d’une entreprise sur deux (41 %) a pensé à programmer par défaut le recto verso. L’usage automatique du noir et blanc ou du mode brouillon ne fait guère mieux (respectivement 46 % et 39 %). “Cela confirme la bonne volonté des entreprises, mais l’efficacité de la démarche reste à peaufiner”, peut-on lire dans la synthèse du rapport. Pour Philippe Pelletier, président de la commission marché et prospectives au sein du Syndicat national des entreprises de solutions et systèmes d’information et d’impression (Snessii), les sociétés se tournent vers des pratiques plus responsables depuis une dizaine d’années. “Ces pratiques commencent à rentrer dans les moeurs. En revanche, sur le sujet du recours au matériel d’occasion, nous en sommes encore à peine au démarrage”, indique-t-il. 76 % des répondants à l’enquête déclarent en effet n’utiliser aucun copieur issu du reconditionnement. Le Snessii mène justement un travail de sensibilisation sur ce sujet. De l’avis de l’expert, c’est cependant par la mise en place de lois, règles et normes que de vrais écogestes finiront par émerger réellement en entreprises.

Une imprimante 3D en entreprise, pour quoi faire ?

L’impression 3D a le vent en poupe depuis ces cinq dernières années. Si bien que même des particuliers ont leur propre machine, capable de fabriquer en quelques heures des figurines ou petits objets. Une utilisation ‘gadget’ qui n’a rien à avoir avec celle des entreprises. Car ces dernières ont recours à l’impression 3D professionnelle depuis plusieurs décennies déjà. Dès les années 1980, cette technologie était en effet plébiscitée pour le prototypage. C’est d’ailleurs toujours dans ce but que beaucoup d’entreprises s’équipent d’une telle machine aujourd’hui, principalement dans le secteur automobile et le domaine industriel. “Cela permet de réduire les moments de création, en passant plus rapidement de l’idée à la réalisation. Et aussi de remplacer l’usinage manuel”, souligne Philippe Pelletier, président de la commission Marché et Prospectives au sein du Syndicat national des entreprises de solutions et systèmes d’information et d’impression. L’intérêt de disposer en interne d’une imprimante 3D dépend toutefois des besoins. Dans certains secteurs, davantage administratifs, elle n’apparaît pas vraiment nécessaire alors qu’elle se révèle très utile dans d’autres secteurs plus techniques. “Il peut en effet y avoir un intérêt stratégique à se doter de ce type d’outil. C’est généralement lié au coeur de métier de l’entreprise et à des besoins de production rares ou spécifiques”, explique Gérard Brun, chef de programme ‘intelligent workplace services’ chez Xerox. Le fabricant équipe par exemple en imprimantes 3D des bâtiments de la marine américaine. Elles permettent au personnel de créer leur propre pièce en cas d’avarie en pleine mer et de gagner ainsi en autonomie. Côté prix, on trouve des imprimantes 3D à tous les tarifs. Les moins chères – autour de 1 000 euros voire moins – sont plutôt destinées à un usage personnel et apparaissent vite limitées dans la pratique. Les montants peuvent grimper jusqu’à plusieurs centaines de milliers d’euros pour des machines plus performantes, capables de réaliser de grandes pièces dans un large panel de couleurs. Sur l’année 2020, l’activité des entreprises du secteur de l’impression a chuté de près de 13,5 % et les effectifs ont baissé de 3 %. La sortie de crise devrait se traduire par un recul d’activité pour 43 % des  entreprises.

Source : Snessii

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