Avez-vous déjà souhaité recevoir vos fax sous un format électronique ? Eh bien, nous avons une fonctionnalité pour vous. La fonction de transfert de fax vers un courrier électronique de votre imprimante Xerox ou de votre appareil multifonction peut être utilisée pour transférer automatiquement les fax vers une adresse électronique afin d’économiser du papier et d’accélérer la récupération et la distribution. L’imprimante peut être configurée pour transférer les transmissions de fax entrantes et / ou sortantes vers un compte de messagerie sous forme de pièce jointe. Vous pouvez ensuite ouvrir la pièce jointe et transférer le message, ou stocker le document ou l’imprimer ultérieurement. Les pièces jointes de la télécopie peuvent être définies sur PDF, TIFF et sur certaines machines XPS. La fonctionnalité Renvoi de télécopie vers un courrier électronique ajoute également une couche de sécurité pour votre télécopie. Le document n’est ainsi pas simplement en attente dans le bac du fax, à la merci des curieux.
Sur la plupart de nos machines dotées de la fonction de télécopie, le transfert de télécopie vers un courrier électronique est disponible. Certains appareils disposent de la fonction de transfert de télécopie pour les télécopies entrantes et sortantes, de sorte que vous pouvez même avoir une version électronique des télécopies que vous avez envoyées. Avec la fonction « Transfert de télécopie », vous pouvez également demander une copie à imprimer. Ainsi, vous pouvez avoir la version imprimée et électronique. La plupart optent pour la version télécopie par courrier électronique et contournent l’impression car elle permet d’économiser du papier. Si nécessaire, vous pouvez toujours revenir en arrière et imprimer la télécopie si vous souhaitez une copie papier. Il n’y a pas non plus besoin de s’inquiéter des fax perdus. Si une erreur empêche le transfert du fax, le périphérique peut être configuré pour imprimer le fax sur le périphérique lorsqu’une telle erreur se produit.
Pour le transfert de fax de la famille AltaLink et de nombreuses autres familles, la configuration du transfert de fax s’applique sur le serveur Web incorporé ou les services Internet CentreWare (CWIS). Une règle de transfert de télécopie doit être créée et configurée pour l’adresse électronique souhaitée. Une fois la règle créée, vous n’avez plus besoin de la créer à nouveau, elle sera sauvegardée. Veuillez voir l’exemple d’écran ci-dessous. (L’écran de vos paramètres peut avoir un aspect différent, en fonction du modèle et des fonctionnalités de votre machine).
Le transfert de fax sur la famille VersaLink et d’autres périphériques multifonctions est configuré sur le panneau de commande de l’imprimante. Vous devez être connecté en tant qu’administrateur système. Vous trouverez le transfert de télécopie sur VersaLink en sélectionnant Périphérique> Applications> Télécopie, puis en sélectionnant Renvoi de télécopie.
Pour obtenir des instructions complètes sur la configuration de la fonction Renvoi de télécopie vers un courrier électronique, veuillez-vous reporter au manuel de votre appareil ou à la page d’assistance de votre produit, puis recherchez « Transférer». Toutes les machines ne disposent pas de la fonctionnalité et vous devez avoir l’option Fax installée et configurée pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité.
Je sais que certains d’entre vous disent : des fax ? Vraiment ? Est-ce que les gens utilisent encore les fax ? Et bien oui ! les gens utilisent encore le fax et pour de bonnes raisons *
- Les fax ne peuvent pas être piratés
- La télécopie offre une confirmation facile sur le fait que le document a été envoyé ou reçu.
- La télécopie est juridiquement contraignante, alors que le courrier électronique ne l’est pas dans la plupart des cas.
- La télécopie reste le moyen le plus simple d’échanger des documents juridiques (c.-à-d. Bons de commande, factures, contrats, formulaires, etc.) qui nécessitent une signature.
- 100 milliards de pages de fax sont transmises chaque année dans le monde (soit 15 pages de fax pour chaque homme, femme et enfant de la planète !!)
* Source: fax.to et F @ xBurner
Cet article à été publié sur le site : https://atyourservice.blogs.xerox.com/2019/04/05/fax-forward-to-email-quick-and-easy/
