4 obstacles à la transformation digitale : pourquoi l’utilisation du papier persiste ?

Pourquoi la numérisation ne peut aller plus vite ?

Il est difficile de réinventer l’expérience client ou lancer de nouveaux produits et services révolutionnaires, lorsque la collaboration et l’interaction sont entravées par des procédures papiers.

Peu importe si ces procédures permettent de mettre en relation la clientèle et les fonctions internes. Un délai, une erreur, une étape manquée entraine une baisse de la qualité. Pire encore, cela peut vous coûter la perte d’un client pour toujours.

Les chefs d’entreprise reconnaissent l’importance d’adopter une nouvelle manière de travailler, digitalisée. Une étude de McKinsey constate que les entreprises les plus performantes tirent parti de l’innovation numérique. Une autre recherche de Gartner indique que 25% des chefs d’entreprise font des questions liées à la technologie une priorité, tandis que deux tiers affirment que leurs entreprises participent à des initiatives numériques au niveau de l’industrie.

 1 – Le processus de digitalisation prend du temps

Quels que soient vos objectifs ou initiatives de transformation numériques, s’éloigner du papier est une priorité absolue. La numérisation des papiers est un outil fondamental de transformation numérique pour les entreprises.

Passer au « tout numérique » est plus facile à dire qu’à faire, en particulier pour les grandes organisations. D’une part, il y a le coût et le temps que représente le fait de numériser tous les postes de travail de bout en bout. Le retour sur investissement est alléchant, mais il faut d’abord financer cet investissement. Et même avant d’arriver à un déploiement, vous avez besoin d’analyser les flux de travail  pour comprendre vos besoins.

Il faut du temps, de l’expertise et la technologie pour cartographier la journée type d’un client ou d’un employé. En attendant, les organisations peuvent avoir à gérer des environnements hybrides comme des procédures partiellement digitalisées. C’est un véritable challenge.

2 – Faire une exception, encore et encore.

L’autre obstacle dans l’installation du numérique, est que même le plus complet des efforts de numérisation ne peut tenir compte des exceptions durant le processus. Dans un monde idéal, chaque étape d’un processus automatisé se déroule sans encombre. Dans le monde réel, il peut toujours y avoir un imprévu.

Nous savons appréhender ces imprévus ou exceptions. Par exemple, si la première partie du flux de travail est de remplir un formulaire électronique, on suppose qu’il sera rempli entièrement et avec précision. Toute erreur ou oubli dans ce remplissage représente une exception dans le processus, et il est encore fréquent de se rabattre sur des solutions papier quand on est confronté à cette situation. Et ces erreurs nécessitant l’intervention du papier représentent autant de barrières à la digitalisation.

3 – L’utilisation imprévue du papier au sein d’une organisation

Des exemples d’utilisation continue de papier persistent, même dans les organisations fortement investies dans la numérisation. Certaines personnes préfèrent utiliser du papier lors d’un usage personnel, par habitude mais aussi car le digital ne permet pas d’utiliser le document de la même façon qu’on le ferait avec un format papier. . Cette utilisation personnelle du papier ne sont généralement pas prises en compte dans les  stratégies de transformation numérique des entreprises.

4 – Un papier transitoire pour les besoins temporaires

Un processus numérisé et structuré génère parfois du papier « invisible » (ce qui signifie qu’il n’est pas toujours associé au flux de travail ou au suivi des coûts d’impression), chaque fois que quelqu’un ajoute une étape personnelle qui suscite l’utilisation du papier.

Par exemple, quelqu’un du service des ressources humaines va imprimer des CV qui lui ont été envoyé par email, passant ainsi par le papier pour accepter ou rejeter des décisions, puis intégrer ces décisions au sein du recrutement, pour finir par jeter les CV papiers.

Des alternatives à la digitalisation

Est-ce que ces réalités enracinées signifient que nous devons accepter ou ignorer ces conditions et continuer à supporter les inefficacités associées ? Ce serait prendre le risque de créer encore plus de problèmes.

Que peut-on faire pour éliminer ou minimiser ces obstacles, et accélérer votre transformation numérique ? Il faut considérer une chose : les alternatives numériques au papier, telles que Xerox Digital Alternatives, qui ne nécessitent pas de processus ou de solution de numérisation spéciales, ni de formation pour se lancer. Ces outils facilitent simplement le travail sans papier, pour les tâches qui incitent les gens à en utiliser.

De plus, en combinant ces solutions alternatives numériques avec des analyses d’utilisation, les entreprises peuvent puiser dans des données qui les aide à décider où investir davantage : dans l’optimisation du flux de travail, la numérisation ou l’automatisation.

Grâce à ces connaissances, votre entreprise est prête à aller de l’avant dans la transformation numérique du travail, en constante évolution. Et c’est ce changement qui importe.

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