Situé dans le comté d’Orange, en Californie, ce District se caractérise par une population étudiante d’origine ethnique et socio-économique diverse, d’environ 4 600 élèves dans cinq écoles primaires, deux lycées et une académie en ligne couvrant l’enseignement primaire jusqu’au premier cycle du secondaire. Dans leur très grande majorité (environ 94 %), les étudiants parlent différentes langues, notamment l’espagnol, le coréen, le philippin, le vietnamien et l’arabe.
« Notre objectif est de créer un environnement propice à la réussite des élèves, quelle que soit leur situation économique », a déclaré Michael Magboo, directeur général du BPSD. Mais comment intégrer ses besoins éducatifs, administratifs et de communication sur une seule et même plateforme ?
Pour que tous puissent travailler efficacement et en sécurité, le BPSD a choisi la plateforme de flux de travail fiable et flexible Xerox® Workflow Central. Elle a permis de créer un environnement répondant aux attentes, avec une bibliothèque basée dans le cloud, supportant des flux de travail combinés en une ou plusieurs étapes, en constante évolution.
QDoxs, un partenaire commercial local de Xerox, a su reconnaître et comprendre les besoins du District. « Nous savions que la pluralité des plateformes d’apprentissage était devenue une nécessité croissante pour les étudiants. Mais nous voulions aussi améliorer les outils des enseignants sans générer plus de travail », a précisé Lindsey Marks, vice-présidente des ventes de QDoxs.
Mme Marks était très heureuse de pouvoir fournir des solutions temps réel à un client aussi motivé. « Tous les efforts du BPSD sont centrés sur leurs étudiants et leurs enseignants, et l’amélioration de l’expérience d’apprentissage. Telle est la magie de Workflow Central : différentes personnes peuvent utiliser différentes applications au sein d’une même organisation pour travailler et progresser ».
Workflow Central s’aligne sur des normes de haut niveau et offre de meilleurs outils de travail et de communication
Une bibliothèque de flux de travail permet aux enseignants et au personnel de gagner un temps précieux, et elle optimise la communication avec les parents et la communauté :
- Le flux de travail Traduire assure la conversion instantanée et précise des communications avec les parents, ce qui est crucial, car beaucoup d’entre eux ne parlent pas ou ne lisent pas l’anglais.
- Grâce à des flux de travail combinés, tels que Traduire et Conversion Audio, les élèves ayant des déficiences en lecture peuvent écouter et apprendre.
- Le flux de travail Expurger masque automatiquement les informations personnelles à l’aide de mots ou de phrases prédéfinis. Il économise des heures de traitement manuel pour archiver efficacement les documents publics.
- Le flux de travail Résumer crée des fichiers plus petits et abrégés qui sont plus faciles à assimiler. Le personnel peut ainsi assembler des dossiers éducatifs pour soutenir des demandes de bourses, synthétiser de longues notes de réunion et répondre à de nombreux autres besoins.
Les outils de communication améliorés qui garantissent que tout le monde est littéralement sur la même longueur d’onde font partie des avantages les plus appréciés de Workflow Central, pour les administrateurs, les enseignants et les parents. Letty Zaragoza, secrétaire du BPSD, confirme : « La communication entre les parents et le District joue un rôle vraiment déterminant. Nous devons assurer la sécurité des enfants en toutes circonstances. Nous avons donc besoin d’envoyer les bonnes informations aux parents, dans leur langue ».
Xerox® Workflow Central a facilité l’investissement dans l’infrastructure et les nouvelles technologies pour tous. La plateforme a non seulement permis de moderniser les salles de classe et les bureaux du District, mais aussi les méthodes de communication entre le personnel, les enseignants, les étudiants et la communauté en général.
« Pour moi, le District n’a pas seulement fait un bon travail pour améliorer la communication. Il a aussi réussi une transformation remarquable qui lui permet maintenant de répondre aux exigences de n’importe quel problème qui pourrait se présenter. Et Workflow Central joue un rôle essentiel dans tout cela », a ajouté Magboo. « Et quand je vous dis que tout le monde l’utilise, ce n’est pas du tout pour blaguer. »
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