De l’imprimante à la GED, Gerep choisit Xerox® DocuShare® pour gérer ses flux documentaires

Gerep est une entreprise spécialiste de la protection sociale depuis plus de 30 ans, courtier en assurance de prévoyance santé et retraite, et gestionnaire des prestations. Nous avons interviewé son directeur administratif et financier, Willy Meuret pour nous parler de l’intégration de Xerox® DocuShare® et plus généralement des relations privilégiées qu’entretient Gerep avec Xerox et ses partenaires.

 

Willy Meuret, pouvez-vous nous parler de la genèse du projet Xerox® DocuShare® ?

« Nous avions un outil dont on sentait bien qu’il arrivait en fin de vie. Nous avons donc lancé un appel d’offres auprès de plusieurs sociétés présentant des technologies différentes. Nous avons sélectionné un prestataire que nous connaissions bien et avec qui nous avions depuis de nombreuses années des relations privilégiées : Document store, qui avec son intégrateur AbilDoc, a répondu à l’appel d’offres. »

Alors, justement qu’est-ce qui a été déterminant dans le choix de ce partenaire Xerox et de sa solution Xerox® DocuShare® ?

« Nous avions une solution « internalisée » pour gérer les documents et ce qui nous a fait choisir la solution proposée par AbilDoc est avant tout sa capacité à pouvoir travailler aussi bien en interne qu’en externe. C’est-à-dire que nous avons pu ouvrir notre GED à notre espace « assuré » pour mettre en place un workflow automatique. Aujourd’hui, quand un assuré vient déposer un document, il remonte automatiquement dans la GED.  C’est ce qu’on appelle un workflow documentaire avec des API. Quand nous avons ouvert Xerox® DocuShare® vers l’extérieur, nous avons immédiatement vu la force de l’outil. Il peut dialoguer avec notre outil métier sous Oracle, ce qui nous permet de répondre en temps réel à nos assurés, d’ailleurs aujourd’hui 80 % de nos flux arrivent numérisés. »

Qu’avez-vous retiré comme bénéfice ?

« Nous avons gagné en temps et nous nous sommes adaptés au marché, avec notamment les Apps mobiles, et également aux nouveaux usages de nos clients. De plus, nos collaborateurs ont appréhendé facilement l’outil. Enfin, chaque besoin d’interfaçage est pris en compte par AbilDoc et nous n’avons d’ailleurs jamais eu de refus.  Par exemple, nous allons mettre en place une solution de signature électronique avec `Xerox et DocuShare. Ils ont l’avantage d’intégrer la totalité du projet, du « Dev » à la gestion de projet en passant par le support. C’est une véritable solution clé en main pour nous. »

Comment connaissiez-vous la marque Xerox ?

« Nous travaillons avec Document Store (concessionnaire Xerox) depuis plus de 20 ans ! Nous utilisons donc des imprimantes Xerox et grâce à cela, nous avons une vraie gestion de la chaîne documentaire, de l’imprimante « Multifonction » à la GED. »

Est-ce compliqué à mettre en place  ?

« Au niveau du personnel, nous avons fait un gros travail en amont, car nous avons dû reprendre l’historique de notre ancienne GED. Cela a pris quelques mois de mise en place, il y avait du volume et nous ne pouvions pas perdre des documents, mais on peut dire que l’outil s’est adapté aux usages sans difficultés. »

Gerep
www.gerep.fr
4, rue de Vienne – CS 40001. 75378 Paris Cedex 08 – France

Document Store :
www.documentstore.fr
29 rue de Lisbonne 75008 Paris

AbilDoc
www.abildoc.com
34 rue d’Athènes 59800 Lille, France

 

Interview réalisée pour Xerox France en septembre 2021 par Franck Berthinier – Colfortec Digital 

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