Note : Cet article a été déposé par un contributeur rémunéré par Xerox Corporation.
Qu’il s’agisse d’un incendie survenu dans vos locaux, d’une inondation ou d’une tempête, les catastrophes peuvent mettre votre entreprise en péril, temporairement ou définitivement. Selon la Federal Emergency Management Agency (FEMA), 40 à 60% des petites entreprises ne rouvrent jamais après une catastrophe.
En plus de créer un plan d’urgence pour protéger vos employés, vos clients, vos équipements ainsi que vos locaux, il est également important de disposer d’un « plan d’urgence numérique », afin de protéger les données essentielles de votre entreprise. Avec la mise en place d’une solution adaptée, le sinistre ne paralysera ou ne ralentira pas votre activité. Suivez ces sept étapes pour développer un plan numérique efficace en cas de catastrophe.
- Identifiez les risques possibles : Votre assureur peut vous aider à identifier les risques les plus importants et ce qui doit être protégé. Dans certaines régions, par exemple, vous pouvez prendre en compte les incendies de forêt, ou bien la fréquence des inondations etc…
- Évaluez l’incidence des risques sur votre entreprise : Comment les missions et les informations essentielles à votre activité seraient-elles affectées si chacune de ces catastrophes se produisaient ? Par exemple, si une inondation vous empêche, vous et vos employés, d’accéder à votre entreprise, seriez-vous toujours en mesure de servir vos clients ? Que se passerait-il si tous vos dossiers papier disparaissaient dans un incendie ?
- Déplacez vos informations vers le cloud : Même si la plupart des informations de votre entreprise sont stockées dans le cloud, vous avez encore probablement des données qui n’existent que sur papier. Voici quelques documents qu’il serait bon de numériser dans le cadre de votre préparation aux éventuelles catastrophes :
- Documents d’assurance
- Fichier client / fournisseur et contacts
- Données financières / comptables
- Contrats et commandes
- Enregistrements d’inventaire
- Documents d’entreprise
- Coordonnées des employés
- Rationalisez le processus de numérisation : Fort Heureusement, la numérisation de documents imprimés ne prend pas beaucoup de temps. Les imprimantes multifonctions (MFP) ConnectKey de Xerox peuvent automatiser la numérisation en acheminant directement les documents numérisés dans le dossier approprié, l’application souhaitée ou encore l’espace de stockage cloud utilisée par l’entreprise (Microsoft office 365, Dropbox, etc…). Tout ce que vos employés ont à faire est de sélectionner sur l’écran tactile le flux préenregistré souhaité, et leur travail est terminé. Vous pouvez même créer des applications de numérisation personnalisées, telles que la numérisation vers une adresse e-mail, un dossier partagé, ou encore vers plusieurs destinations simultanément.
- Sécurisez vos informations basées sur le cloud : Une fois vos données stockées dans le cloud, personne ne devrait pouvoir y accéder, à moins qu’elles n’en aient vraiment besoin. Lorsque vous numérisez ou imprimez des documents avec une imprimante multifonction Xerox, dotée de l’authentification par mot de passe, vous pouvez être sûrs que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents sensibles. Vous pouvez même crypter des fichiers PDF avec des mots de passe, lorsque vous les numérisez pour les envoyer par e-mail. Cela peut se révéler très utile si vous et vos employés envoyez des e-mails depuis votre domicile ou tout autre lieu de travail temporaire.
- Préparez-vous à travailler à l’extérieur du bureau : Après un sinistre, vous et votre équipe n’aurez peut-être pas d’autre choix que de travailler à la maison, dans un espace de travail loué ou temporairement dans un autre endroit. Peu importe le lieu, vous serez toujours en mesure d’imprimer via une imprimante multifonction Xerox avec l’application Xerox® Mobile Link. Anticipez cela en demandant à vos employés de configurer l’application sur leurs smartphones et tablettes.
Vérifiez également que les employés disposent bien des outils dont ils ont besoin pour travailler à distance, tels que les ordinateurs portables et les appareils mobiles. Configurez des applications de communication, de collaboration et de gestion de projets, qui vous permettre de travailler à distance, ainsi que des outils de vidéoconférence pour communiquer avec des clients ou des fournisseurs en dehors du bureau. Si vous et vos salariés n’utilisez pas ces outils au quotidien, assurez-vous que tout le monde sache comment les utiliser en cas d’urgence.
- Créez un plan de communication : En cas de catastrophe, vous devrez communiquer rapidement avec vos collaborateurs. Par exemple, si vos locaux sont inondés, vous voudrez alerter rapidement les salariés pour qu’ils ne tentent pas d’y entrer. Pour cela, créez une liste de contacts avec plusieurs moyens de les joindre (e-mail, téléphone, etc…), à laquelle tout le monde peut avoir accès. Planifiez également une « chaîne téléphonique », pour définir qui doit appeler qui en cas d’urgence. Imprimez cette liste et demandez aux employés d’en conserver une copie chez eux.
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