Saviez-vous qu’au moment où nous avons enquêté, la plupart des responsables informatiques avaient une erreur de plus de 70% sur leur estimation du nombre d’imprimantes qui existaient dans leurs bureaux ? C’est une grande marge d’erreur et cela peut couter très cher. Si vous ne savez pas exactement combien de périphériques vous avez – et surtout, si vous ne savez pas la façon dont ils fonctionnent efficacement – vous êtes probablement en train de perdre 10% de vos revenus. Cela vous convient ? Nous ne pensons pas.
L’importance d’une gestion documentaire réussie
10% représente le montant moyen des revenus que la plupart des entreprises consacrent à la gestion des documents – et la majorité d’entre elles le font sans aucune idée claire sur la façon dont elles le dépensent. Comme vous l’avez lu plus haut, la plupart des responsables informatiques ne sont pas sûrs du nombre d’appareils qu’ils possèdent ou de leur efficacité. Le coût d’une gestion inefficace des documents est significatif, elle reflète à la fois les dépenses en papier « Hard » (papier, toner, imprimantes sous-utilisées) et « soft » (productivité, support informatique), ce qui signifie qu’elles peuvent s’accumuler rapidement.
Voici des bonnes nouvelles : quand on le fait bien, la gestion documentaire signifie de grandes économies et de grandes efficiences. Mieux encore, c’est beaucoup plus facile que vous le pensiez.
Réalisation de l’évaluation
Comme pour tout changement majeur, la première étape consiste à admettre que vous avez un problème. En ne donnant pas à la gestion documentaire l’attention qu’elle mérite (et la plupart des entreprises ne le font pas), il est certain que vous allez vous retrouver avec des dépenses inutiles et des problèmes inattendus. C’est moins d’argent dans votre poche, et moins de productivité pour votre équipe.
Une simple évaluation d’impression peut vous indiquer combien d’imprimantes et de multifonctions vous avez, où elles se trouvent, comment et par qui elles sont utilisées. Une évaluation d’impression peut également vous aider à identifier vos flux de travail documentaires actuels pour vous aider à repérer les inefficacités et les coûts inutiles dont nous avons parlé plus tôt. Besoin d’aide pour effectuer cette évaluation ? Ne vous inquiétez pas, nous y arrivons.
Incorporation des meilleures pratiques
Une fois que vous avez une idée claire de l’endroit où vous êtes – et où vous devez aller – vous êtes prêt à intégrer une réduction des coûts, une efficacité croissante et les meilleures pratiques. Cela commence par des conseils pour aider votre équipe à mieux travailler, et ce sont probablement des choses qui sont déjà sur votre liste de tâches à effectuer – des choses comme accroitre la sécurité…
C’est vrai, une gestion de documents réussie prend en compte vos besoins de sécurité, vous aidant à apporter les améliorations nécessaires. Les prochaines étapes sont la numérisation de vos flux de travail et l’intégration avec les mobiles et les clouds. Ces modifications vous permettront de créer des workflows personnalisés, d’éliminer les étapes inutiles et de faciliter l’impression de vos collaborateurs depuis n’importe où et facilement.
Faites-en un ami
Une gestion documentaire réussie réduira considérablement le fardeau de votre service informatique grâce à des stratégies telles que l’externalisation de votre service d’assistance, la commande de fournitures proactives et la simplification de la configuration. Il offre également l’option (réduction du stress) de dépannage à distance, ce qui rend un service informatique plus heureux, et un bureau beaucoup plus productif.
Le manuel de gestion des documents
Vous avez vu la valeur et peut-être vous avez entendu beaucoup de choses que vous aimez. Maintenant, vous êtes prêt à commencer à rendre votre lieu de travail plus sûr, plus efficace, et à faire des économies. Voici un excellent moyen de le faire : téléchargez notre document de travail sur la gestion des documents, un guide pratique et ciblé pour une gestion plus intelligente des documents dans les entreprises en pleine croissance comme la vôtre. Vous trouverez des atouts précieux comme une liste de contrôle de gestion de documents et bien plus encore. C’est votre guide pratique complet qui vous aide à prendre les bonnes mesures pour :
- Évaluer votre environnement d’impression actuel
- Identifier les économies de coûts et les améliorations d’efficacité
- Améliorer le flux de travail des documents
- Libérer votre personnel informatique
Téléchargez notre classeur de gestion de documents maintenant et commencez à améliorer votre flux de production de documents aujourd’hui !
