Les trois indicateurs que chaque PME devrait mesurer dans leur environnement d’impression

Quand elles souhaitent une meilleure gestion de leur trésorerie, la plupart des petites et moyennes entreprises (PME), tournent leur attention vers les salaires des employés, les stocks, ou d’autres coûts difficiles à évaluer. Les préoccupations concernant les coûts d’impression font rarement partie de leur priorité.

Elles devraient !

Avec une vision généralement tournée vers les grands objectifs que sont les revenus et la croissance, il est facile de passer à côté de ce qui apparait comme des petits postes budgétaires. Ce que peu de propriétaires de PME réalisent, c’est que l’impression et la gestion de documents représentent environ 15% du budget informatique global d’une PME et au moins 12% des ressources IT. Ce n’est donc pas un petit poste, et celui-ci pourrait avoir un impact significatif sur le budget – Dans un sens ou dans un autre.

Pourquoi imprimer est toujours une question d’actualité – Même dans un monde numérique

Bien qu’initialement il puisse sembler que passer à 100% sur des flux numériques serait le chemin rapide vers l’efficacité et des réductions de couts, la réalité est que 40% des processus d’affaires sont toujours imprimés, et devraient le rester.

Regardez autour de votre bureau. Il y a des chances que le papier ait un rôle beaucoup plus important que vous ne l’aviez peut-être réalisé. C’est également une occasion de réduire les couts que vous n’auriez jamais imaginés.

La gestion de document est plus qu’une simple réduction de couts. C’est aussi faire en sorte que l’information circule dans toute votre organisation de manière prévisible, efficace et en douceur. C’est aussi de vous assurer que votre équipe a ce dont elle a besoin, quand elle en a besoin, ce qui permet un environnement de travail productif, une plus grande efficacité des coûts, et le plus important : des clients et des employés heureux.

Mesurer l’efficacité de votre infrastructure d’impression

Cela peut sembler être une tache éreintante, mais la mesure de votre environnement d’impression peut être décomposée en trois zones. Pour vous assurer que vous obteniez le meilleur parti de votre infrastructure d’impression, commencez par examiner comment l’information circule dans votre organisation. Y a-t-il des lacunes qui doivent être comblées ? Où sont les domaines fonctionnels qui pourraient bénéficier d’améliorations simples ? Quels sont les rendements qui pourraient faire une différence ? Pour la plupart des organisations, les bonnes questions à se poser devraient ressembler à celles-ci :

Retour sur investissement :

Payez-vous le meilleur prix possible pour vos copies d’impression ? Si vous n’êtes pas sûr de la réponse, c’est qu’elle est probablement négative. Le programme de Xerox « Managed Print Services » MPS peut vous faire économiser jusqu’à 30% en évaluant tous vos appareils en vous donnant un rapport détaillé et des recommandations sur ce qu’il faudrait changer dans la façon dont vos équipes impriment (Un rapport qui vous permettra de tout savoir, même sur ces vielles imprimantes jet d’encre poussiéreuses de votre magasin)

Retour sur la productivité de vos collaborateurs

Tout le monde aimerait travailler plus facilement, mais personne ne veut apprendre et mettre en place un nouveau système compliqué (ou avoir un travail interrompu alors qu’il était parfaitement intégré). Un fournisseur de MPS expérimenté peut connecter vos équipes aux bon systèmes et processus de façon efficace, permettant gain de temps, d’énergie et moins de stress. Il vous aidera aussi à relever vos défis liés à  l’intégration mobile et au cloud.

Retour sur le temps passé par votre service informatique

Saviez-vous que 40-60% des demandes d’assistance sont liées à l’impression ? Cela signifie que votre service informatique consacre la moitié de son temps au dépannage (et à traiter avec des gens malheureux !) Un MPS efficace peut vous assurer d’avoir les bons outils pour réduire au minimum le temps que vos équipes passent sur les questions d’impression, les libérant pour des tâches bien plus importantes.

Avec autant de choses à penser, pourquoi ne pas nous laisser vous aider à prendre au moins une chose sur votre liste ? Téléchargez notre e-book en anglais : « Anatomie d’un environnement d’impression intelligent » et découvrez tout ce que vous devriez savoir sur la gestion de votre infrastructure d’impression de manière à ce que celle-ci fonctionne parfaitement dans votre entreprise.

Des coûts réels d’impression aux processus qui ne fonctionnent pas, recherchez le bon fournisseur MPS.  Cet e-book est une plongée en profondeur dans les trois actions essentielles à mettre en place pour un environnement d’impression optimal. Téléchargez-le aujourd’hui et faites votre premier pas vers des processus plus prédictifs (et qui rendront vos employés plus heureux).