Les analyses des comportements d’impression des utilisateurs au cœur de votre démarche Managed Print Services (MPS)

L’utilisateur est la « pierre angulaire » de l’impression. Sans un utilisateur, pas d’impression. Voilà pourquoi une vision globale d’un document ou d’un dispositif doit impliquer les utilisateurs, également. Ce que les analyses apportées par l’outil User Analytics peuvent révéler est tout aussi important que ce qui peut être appris sur les appareils eux-mêmes.

Les MPS (Managed Print Services) ont évolué et les analyses qui en découlent aussi. Aux premiers stades, le focus portait sur l’optimisation des périphériques puis que le suivi de  la prestation de service afin de s’assurer si celle-ci avait bien tenu ses promesses.

Au fur et à mesure que les entreprises gagnent en maturité sur les MPS, le retour sur investissement devient plus compliqué, et des analyses plus approfondies deviennent indispensables. Quand les flottes d’imprimantes sont optimisées, l’étape suivante consiste à optimiser l’utilisation de l’impression, ce qui implique donc une compréhension des utilisateurs. Et c’est seulement grâce à ces analyses que les entreprises peuvent trouver les informations dont elles ont besoin

Grâce à User Analytics les entreprises peuvent :

·         Identifier les pics d’impression, et permettre d’ajuster les ressources de l’imprimante en conséquence.

·         Savoir qui imprime beaucoup, qui utilise la couleur ou le recto-verso, ou qui imprime en dehors des heures de travail.

·         S’assurer de l’application des politiques d’impression, de sécurité et de durabilité.

·         Assurer un meilleur contrôle sur l’impression aujourd’hui et planifier les besoins futurs.

·         Identifier les processus pouvant être candidats à la transformation numérique.

Approfondissons certaines applications de User Analytics dans une entreprise :

La prise de décision éclairée.  Les analyses fournissent des données que la direction peut utiliser pour prendre des décisions fondées sur des faits. En faisant le lien entre la sécurité et les coûts, User Analytics fournit un niveau de données précieux même pour les dirigeants les plus hauts placés.

Cohérence globale des politiques d’impression. Les employés de différents pays et cultures peuvent avoir des philosophies d’impression différentes. User Analytics bénéficie aux entreprises mondiales, parce que peu importe où les appareils et les utilisateurs sont, la politique d’impression peut être contrôlée avec cohérence. Pourquoi une politique d’impression est-elle importante ? Pour des raisons de sécurité, de contrôle des coûts et de durabilité.

Répartir les coûts avec précision et rapidement. Avec la connaissance des utilisateurs, les entreprises peuvent répartir avec précisions les coûts d’impression, même sur plusieurs sites et services. La direction financière de l’entreprise peut connaître les impressions de chaque service et savoir combien coûte chacun d’eux.

Gestion de temps. User Analytics compile les données et les rend opérationnelles.. Avec Ainsi, analyser les données utilisateurs d’une boutique par exemple prend moins d’une heure, contre 6 à 7h par semaine autrement.

Sécurité de l’information. User Analytics permet d’identifier les lacunes dans vos mesures de sécurité d’impression. Il s’agit d’une réelle préoccupation car les entreprises peuvent facilement subir une violation de données venant d’une impression non autorisée. Certains analystes disent que 70 % des entreprises connaissent au moins une violation de données à cause de’l’impressions. User Analytics est très apprécié du secteur financier, mais comprendre et suivre le comportement des’utilisateurs est très important dans toutes les industries où la sécurité est de mise. Il y a toujours des informations sensibles à protéger.

Une vraie politique de coaching d’impression, pas pour contrôler.User Analytics est en place depuis des années chez NewField IT et il s’agit d’une organisation qui se considère « sans papier ». Pourquoi une entreprise « sans papier » aurait besoin d’analyser les données d’impression des utilisateurs ? « De nouveaux salariés entrent tous les mois dans notre entreprise et la transition au travail « sans papier » est parfois difficile pour eux. Nous utilisons les analyses pour les surveiller mensuellement. Si nous voyons des nouveaux employés qui ont du mal à adhérer à notre politique d’impression, nous pouvons les accompagner ». 

Transformation numérique. Au bout du compte, les entreprises ne veulent pas seulement réduire les coûts et sauver des arbres, elles veulent aussi transformer digitalement leur entreprise. Le papier sera moins utilisé à l’avenir, ce qui nécessitera moins de dispositifs. Les employés continueront d’apporter leurs propres appareils au travail c’est même déjà le cas maintenant, la plupart des jeunes la génération Y utilisent leurs smartphones et non plus leurs ordinateurs portables. Comprendre comment cela affecte votre stratégie documentaire est un défi, mais il ne faut pas ignorer les changements qui se profilent. Laissez User Analytics vous éclairer  et soyez proactifs face à une main-d’œuvre de plus en plus numérique.

Chaque organisation aura ses propres objectifs, défis et utilisations de User Analytics. Ce qu’ils ont tous en commun c’est la possibilité de comprendre les utilisateurs.