En une décennie seulement, le paysage de l’environnement technologique du travail a considérablement changé.
Les rangées de postes de travail cloisonnés abritant des ordinateurs identiques ont laissé place à une architecture ouverte, à des espaces de collaborations avec seulement quelques câbles visibles, ainsi qu’à une prolifération d’appareils de toutes sortes.
En 2013, un sondage réalisé par le bureau de conseil The Future Laboratory nous rapporte que 77% des entreprises du monde entier avouent que leur nombre d’employés utilisant leurs smartphones au travail a considérablement augmenté.
Stimulés par un accès aux mobiles omniprésent dans leurs vies privées, les travailleurs réclament le droit de choisir leurs appareils technologiques au bureau. Ainsi qu’une connexion plus rapide et aisée.
Une étude récente, réalisée par Deloitte, a montré que 78% des travailleurs de moins de 33 ans souhaitaient plus de technologies mobiles au travail, tel qu’un accès aux données, une possibilité d’imprimer ou encore un accès aux réseaux de l’entreprise depuis leurs smartphones/ tablettes. De plus, environ 58% refuseraient un emploi d’une entre-prise qui restreindrait l’accès au mobile.
Ainsi, il apparait que l’environnement de travail technologique est à la fois un avantage concurrentiel, une manière de motiver ses employés et une façon d’augmenter la productivité.
Enfin, plus de 55% des personnes interrogées déclarent qu’aucune loi n’interdit l’utilisation d’appareils électroniques personnels au travail et seulement 12% déclarent qu’ils ne les encouragent pas sur le lieu de travail.
L’impact sur les prestataires de services technologiques :
La tendance de cette technologie mobile a réellement un impact sur les fournisseurs de services technologiques. En effet, 71% des entreprises ont augmenté l’investissement dans les réseaux Wifi, par exemple. Environ 70% des informaticiens soumis à ce sondage déclarent qu’ils ont reçu des sollicitations pour rendre les lieux de travail plus mobiles.
Ces lieux de travail ont besoin de faire plus que de fournir un simple accès sans fil, ils doivent permettre aux employés d’interagir avec l’ensemble des flux de travail, y compris le routage et l’impression de documents d’affaires.
6 étapes pour répondre aux demandes d’impression mobiles des employés :
Les prestataires de service ont l’opportunité de combler ce besoin avec des solutions d’impression globales qui offrent une expérience d’impression et d’imagerie avec une facilité d’utilisation et qui s’adaptent aux appareils mobiles des travailleurs.
Voici 6 étapes qui permettent de répondre aux besoins des employés et qui expliquent comment développer une pratique d’impression adaptée aux conditions de travail.
1. « Sans fil ne signifie pas mobile »
On confond souvent l’imprimante sans fil et celle mobile, pourtant elles sont très différentes. Alors que de nombreux bureaux ont été équipés des derniers périphériques Wi-Fi, la présence de ces machines en réseau n’a pas facilité l’impression à partir d’appareils mobiles.
Oui, l’impression mobile est reliée au client et partage le même réseau sans fil, mais cela n’est que la première étape pour donner aux utilisateurs la possibilité d’utiliser leurs smartphones et tablettes pour l’impression. Les imprimantes qui se connectent aisément aux réseaux sans fils n’ont pas les mêmes capacités que les imprimantes mobiles.
2. Faire le bilan des dispositifs :
Un inventaire complet du paysage des appareils mobiles de l’entreprise est vital afin de déterminer quel modèle d’imprimante est le plus approprié.
Il faut pour cela, catégoriser tous les facteurs : téléphones, tablettes, ordinateurs portables ou non, les systèmes d’exploitation tels qu’iOS d’Apple, Google Android, BlackBerry, Microsoft Windows Phone, … De plus, il faut examiner les possibilités d’extension qui ne sont pas encore présentes dans l’entreprise.
3. Comprendre les sources du besoin d’impression :
Les clés de la réussite pour l’installation du bon modèle d’imprimante proviendront de la détermination des besoins exacts de l’entreprise en la matière. Les utilisateurs imprimeront grâce à Microsoft Word, Excel ou Power Point ? En couleur ? Est-ce que les employés imprimeront en PDF ? Est-ce que l’impression d’images est primordiale ? Les documents seront-ils en formats JPG, TIF ou PNG ?
Cette évaluation permettra de déterminer, non seulement quelles applications et plate-formes sont nécessaires, mais aussi quels périphériques seront nécessaires pour rendre cela possible.
4. Déterminer la plateforme :
Il existe plusieurs choix en matière de plateformes pour l’impression mobile.
La méthode directe permet aux périphériques préalablement configurés de se connecter avec les imprimantes sur les réseaux sans fils, sans avoir besoin de serveurs ou d’ordinateurs intermédiaires. Bien que cette méthode soit la plus simple, elle limite le contrôle des prestataires de services, et est surtout applicable pour les très petites entreprises ou le travail à domicile.
Une plateforme mobile d’impression basée sur un serveur nécessite un dispositif informatique intermédiaire, généralement des serveurs ou PC de bureau, pour traiter et dérouter les demandes d’impressions initiées sur les appareils mobiles.
Ces systèmes sont généralement évolutifs. Ils requièrent habituellement des services configurables sur les serveurs et applications du dispositif des clients pour synchroniser les demandes et permettre le contrôle du fournisseur de services sur l’environnement d’impression.
Cela permet de transférer directement les fichiers vers le cloud.
Cette méthode requiert de combiner Internet et une connexion Wifi entre tous les appa-reils, et offre de plus larges possibilités d’impression et permet un contrôle du fournisseur de service optimal dans un système de classe affaires, avec le moins d’investissement initial.
5. Choisissez vos applications :
La plupart des configurations pour imprimante mobile ont besoin d’un certain type d’applications afin de faciliter son usage.
Les applications que vous choisirez dépendront de la plateforme que vous aurez préala-blement choisie.
Certaines applications prennent uniquement en charge les systèmes sur site, tandis que d’autres seulement dans le cloud. Beaucoup offrent les deux. L’ensemble des principaux fournisseurs d’équipements d’impression offrent un ensemble d’applications d’impression mobile de base, qui s’adaptent aux systèmes d’exploitation mobile les plus répandus.
Il y a une foule d’autres d’applications à prendre en compte, comme Google Cloud Print, PrintCen-trale Pro, PrintJinni, ePrint et Cortado Workplace.
Beaucoup de systèmes d’impression mobile basés sur le cloud prennent en charge les demandes d’impression soumises par e-mail de l’utilisateur.
Cette possibilité est parfaite pour une autorisation temporaire et encourage à un environnement d’impression mobile.
6. Conserver la sécurité
Comme n’importe quel système informatique présent dans une entreprise, une impri-mante mobile doit apporter une grande sécurité afin de ne compromettre aucunes données ni documents. Il en va de même pour les applications.
Les partenaires de services d’impression doivent s’intéresser aux applications et aux services cloud afin de faciliter l’accès à ce service pour les employés. Le système devra inclure des dispositions pour la sauvegarde des documents en toute sécurité jusqu’à qu’ils soient imprimés par un utilisateur autorisé à le faire, à l’aide d’un code PIN ou d’un iden-tifiant par exemple.
De grandes opportunités pour les partenaires :
Il est notoire de remarquer que ces dispositifs de pointes ont créé une réelle main d’œuvre qui désire avoir un accès facilité aux données, applications, réseaux et fonctionnalités du bureau comme l’impression et l’imagerie.
Cette ressource engendre de nombreuses opportunités pour les partenaires qui peuvent s’équiper de bureaux modernes avec des capacités d’impressions mobiles qui permettent un accès simple, rapide, tout en offrant une sécurité robuste.
Pour les fournisseurs de services qui cherchent à obtenir une part sur ce marché, la pratique n’a jamais été mieux conçue que maintenant.
