Quand on parle d’imprimantes, « bon marché » ne rime pas toujours avec « économique ».
Vous voulez le détail ? Voici comment calculer le coût total de possession de votre imprimante.
En quête d’une nouvelle imprimante pour votre PME ? Le prix n’est que l’un des éléments à prendre en compte et son importance faiblit rapidement face aux facteurs qui déterminent le coût total de possession de l’appareil : durée de vie, dépenses en toners et temps d’arrêt.
Acheter une imprimante : le B.A.-BA
Avant tout achat pour son entreprise, il faut déterminer l’utilisation qu’on en fera. Pour une imprimante, cela revient à se poser les questions suivantes :
– combien de pages par mois allez-vous imprimer ? (Comptez le nombre de ramettes de papier que vous utilisez chaque mois.) ;
– combien de pages allez-vous imprimer en couleur ? ;
– quelle durée de vie attendez-vous de votre imprimante ? ;
– de quelles autres fonctionnalités avez-vous besoin ? (Impression recto-verso, impression d’enveloppes, impression sur papier A3, etc.)
Vous pourrez ainsi identifier les modèles d’imprimantes qui répondent à vos critères.
Calculer le coût total de possession
Mais ne vous précipitez pas ! Avant d’acheter votre imprimante, calculez d’abord son coût total de possession. En plus des éléments ci-dessus, quatre autres variables entrent en compte dans ce calcul :
– le prix de l’imprimante ;
– la capacité des cartouches de toner initiales – c’est-à-dire le nombre de pages que vous pourrez imprimer avec les cartouches comprises dans l’achat de l’appareil ;
– le coût des cartouches de remplacement et leur capacité d’impression ;
– allez-vous acheter ou louer l’appareil ?
Si vous maîtrisez bien Excel, vous pouvez reporter toutes ces données sur une feuille de calcul puis produire un graphique à barres indiquant les coûts relatifs de chaque imprimante. Sinon, voici comment obtenir le résultat avec une calculatrice, une feuille de papier et un crayon :
Multipliez le nombre de pages que vous imprimez chaque mois par le nombre de mois pendant lesquels vous utiliserez l’appareil. Faites deux fois ce calcul : une fois pour le nombre total de pages et une nouvelle fois pour le nombre d’impressions couleur. Voici un exemple basé sur 50 % d’impressions couleur.
750 pages par mois x 48 mois = 36 000 pages
375 impressions couleur par mois x 48 mois = 18 000 impressions couleur
Pourquoi effectuer ces deux calculs séparément ? Parce que tous les travaux d’impression nécessitent de l’encre noire, mais tous n’utilisent pas d’encre couleur.
Soustrayez le nombre d’impressions réalisées avec les cartouches d’origine au nombre total d’impressions effectuées pendant la durée de vie de l’appareil. Par exemple, si les cartouches d’origine permettent d’imprimer 2 000 pages, soustrayez 2 000 au nombre total de pages obtenu lors de l’étape 1.
36 000 pages au total – 2 000 impressions avec les cartouches d’origine = 34 000 impressions
18 000 impressions couleur – 2 000 impressions avec les cartouches d’origine = 16 000 impressions couleur
Divisez le nombre d’impressions restantes par la capacité des cartouches de remplacement. Par exemple, si une cartouche d’encre noire peut imprimer 5 000 pages :
34 000 ÷ 5 000 = 6,8
Comme on ne peut pas fractionner une cartouche, arrondissez ce chiffre à 7.
Puisque l’impression couleur nécessite trois toners différents – magenta, jaune et cyan (bleu) –, il faut une étape en plus pour déterminer le nombre de cartouches couleur. Imaginons cette fois encore que vos cartouches couleur puissent imprimer 5 000 pages :
18 000 ÷ 5 000 = 3,6 (soit 4 cartouches)
4 x 3 = 12 cartouches
Vous avez maintenant toutes les informations pour calculer votre budget cartouches sur toute la durée de vie de votre imprimante. Voici un exemple reposant sur une imprimante type vendue en grand magasin.
Cartouches noires : 7 x 50 € = 350 €
Cartouches couleur : 12 x 70 € = 840 €
COÛT DES CARTOUCHES : 1 190 €
Si vous achetez une imprimante en grand magasin, vous l’utiliserez pendant trois années de plus que la garantie habituelle d’un an. Pour protéger votre investissement, vous souscrirez la garantie 2 ans proposée pour 50 euros, en espérant que rien n’arrivera à votre imprimante pendant ses troisième et quatrième années de vie.
Vous avez fait le plus gros du travail. Il ne reste plus qu’à additionner tous les coûts :
Prix de l’imprimante : 355 €
Cartouches : 1 190 €
Garantie : 50 €
COÛT TOTAL DE POSSESSION : 1 595 €
Vous voyez, ce n’est pas si compliqué – il s’agit seulement de combiner plusieurs étapes simples.
Réduire ses coûts avec les services de gestion d’impression
Combinant la prise en charge de votre environnement d’impression et l’amélioration de votre workflow documentaire, les services de gestion d’impression (MPS) peuvent vous aider à réduire vos dépenses d’impression jusqu’à 30 %. Tous les fournisseurs d’impression ne proposent pas ces services ; choisissez un partenaire expérimenté qui les propose.
Ensemble, vous analyserez vos besoins et développerez un service de gestion d’impression sur-mesure. En plus de réduire vos coûts d’impression, les MPS peuvent externaliser la maintenance de vos appareils et rationnaliser vos workflows. Résultat : plus de temps à consacrer au service client, à vos efforts marketing et à votre cœur de métier.
