Découvrez comment ils ont augmenté leur productivité grâce aux outils d’automatisation.
À propos du client
Le client est l’une des plus grandes organisations à but non lucratif de Toulouse, en France. Elle emploie environ 1 700 personnes, principalement dans le secteur de la santé et des services sociaux, et gère un budget annuel d’environ 100 millions d’euros.
Le défi
Éliminer les obstacles dans les tâches administratives courantes et renforcer les efforts en matière d’environnement, de responsabilité sociale et de gouvernance (ESG)
Les principaux objectifs étaient de trouver la technologie et le soutien appropriés pour accélérer les tâches administratives, garantir que les utilisateurs disposent des données nécessaires pour réduire leur impact environnemental, et s’assurer que les employés en situation de handicap puissent accéder aux informations dont ils ont besoin pour être efficaces.
La solution
Une évaluation complète du lieu de travail avec les outils Xerox
Pour relever leurs défis, le client s’est tourné vers Axidoc, partenaire de Xerox. Avec plus de 15 ans d’expérience dans l’impression, Axidoc offre des services de transformation numérique à plus de 1 500 clients dans la région de Toulouse.
Axidoc a proposé de réaliser un audit de la flotte technologique existante du client en utilisant la solution Xerox® Device Agent (XDA). Cet audit, effectué d’abord à distance puis sur site, a permis d’analyser les données d’utilisation pour évaluer l’impact des émissions de carbone liées à l’utilisation des imprimantes et de simuler cet impact avec différents scénarios Xerox.
Impressionné par le professionnalisme et le niveau de détail d’Axidoc, le client leur a attribué le contrat. Axidoc a ensuite remplacé l’équipement d’un autre fabricant par près de 200 imprimantes multifonctions (MFP) Xerox® ConnectKey® A4 et A3 dans le cadre d’un contrat complet de gestion des services d’impression.
Grâce à Xerox® MPS Advanced Analytics, Axidoc a pu fournir au client des informations pour mieux comprendre le comportement des utilisateurs et prendre des mesures en temps réel.
Axidoc a également intégré PrintReleaf à leur solution de gestion d’impression existante. Ce service mesure la consommation de papier de chaque employé. À la fin de chaque mois, l’empreinte papier cumulée est équitablement répartie entre des projets de reforestation choisis par l’association, réduisant ainsi leur impact environnemental.
Ce qui distingue Axidoc de la concurrence, ce sont les solutions innovantes développées par TBC Group, un partenaire certifié Xerox :
- Ecobox : facilite la commande de boîtes Ecobox vides (boîtes en carton utilisées pour la collecte et le retour des consommables usagés) et permet de demander le ramassage des Ecobox pleines directement depuis une imprimante multifonction Xerox.
- Track & Trace : suit l’avancement des livraisons de consommables et affiche la date de livraison prévue sur l’écran de l’imprimante multifonction.
- EasyConverter : convertit de grands volumes de documents numérisés en format Microsoft Office à partir d’une imprimante multifonction Xerox, permettant ainsi aux employés de modifier facilement le contenu.
Les résultats
Objectifs de durabilité atteints et traitement des documents grandement accéléré
Les changements apportés par Axidoc ont eu un impact majeur. Grâce notamment à la plateforme https://www.xerox.fr/fr-fr/bureau/solutions-logicielles/workflow-central Xerox® Workflow Central, ils ont considérablement réduit les temps de traitement des documents dans les équipes administratives, y compris pour la conversion, la modification et le partage des documents.
Ils ont également atteint leurs objectifs en matière de responsabilité sociale et de durabilité, et ont amélioré la qualité du service fourni au Centre de Formation des Apprentis. Cela a permis aux employés de convertir des documents de formation en fichiers MP3, leur permettant de les écouter partout selon leurs besoins.
