Cette publication de Wasim A. Khan, Head of Xerox Global Digital Solutions & General Manager, DocuShare, a été publiée en anglais sur le site : https://enterprisematters.blogs.xerox.com
Le règlement général de l’Union Européenne sur la protection des données (GRPD) contient des dispositions qui exigent des entreprises qu’elles protègent les données personnelles et la vie privée des citoyens de l’UE. Une plate-forme de gestion de contenu d’entreprise offre un contrôle, une vision et une prévisibilité accrus dans le traitement de la conformité réglementaire, comme le GRPD. Le déploiement et l’utilisation efficaces d’une plate-forme de gestion de contenu apportent une approche structurée à vos données et à votre conformité.
Que se demander sur le GRPD et la gestion de contenu :
Avant d’investir dans la gestion de contenu, posez-vous ces quatre questions pour identifier une plate-forme adaptée au support GRPD.
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Dans quelle mesure pouvez-vous trouver l’information dont vous avez besoin maintenant ?
Une plate-forme de gestion de contenu fournit une approche structurée pour capturer, stocker et récupérer des enregistrements en trouvant et en indexant des informations clés pour une récupération rapide. Plutôt que de traiter manuellement de nombreux documents papier et de perdre éventuellement des données, la gestion de contenu DocuShare aide les entreprises à éviter bien des processus. Avec des procédures plus optimisées et des solutions de traitement de documents intelligentes, les entreprises peuvent être en conformité avec la nouvelle réglementation GRPD.
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Comment savoir si vous gérez correctement les périodes de conservation des documents ?
Il faut définir à l’avance les périodes de conservation des documents en fonction du but pour lesquels ils sont traités. DocuShare Content Rules Manager permet la création de règles de contenu par collection ou par type de document conformément aux principes de suppression, y compris la suppression récurrente et ad hoc. La rétention de contenu automatisée offre une approche proactive de la gestion des données.
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Dans quelle mesure êtes-vous sûr que les documents restent confidentiels et sécurisés ?
Une étape clé pour protéger le contenu se produit lors du catalogage du contenu disponible. Le gestionnaire de cycle de vie Xerox DocuShare associé au module Content Rules Manager permet d’identifier les données personnelles et de mapper chaque élément avec les conditions répertoriées dans le GRPD. Une fois capturé, indexé et stocké, ce contenu peut être géré à travers six niveaux de permissions utilisateur dans DocuShare ainsi qu’avec la technologie ConnectKey, les applications mobiles DocuShare et le cryptage de données en usage.
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Dans quelle mesure pouvez-vous répondre à une demande d’accès ?
Une plate-forme de gestion de contenu fournit une structure pour gérer des politiques et des procédures pour répondre à la demande d’une personne concernée, ainsi qu’une récupération rapide des enregistrements ciblés. (Une personne concernée est la personne associée aux données.) DocuShare permet aux personnes concernées de demander des mises à jour de leurs données personnelles. Rapports basés sur la précision et la pertinence de la vérification des métadonnées.
Une plate-forme de gestion de contenu bien conçue facilite la classification du contenu et l’accès basé sur les rôles. Il rend les rapports disponibles sur des attributs tels que le type de document, le contenu et la durée de vie.
Comment se préparer à GRPD avec la gestion de contenu :
Le GRPD a apporté des mises à jour à la législation existante sur la vie privée et a introduit de nouvelles directives pour le traitement des données. En se posant ces quatre questions clés, vous pouvez être mieux préparé avec une plate-forme de gestion de contenu qui prend en charge les pratiques GRPD.
