L’e-mail a révolutionné la façon dont les employés collaborent entre eux et communiquent avec leurs clients. Au lieu d’imprimer un fichier pour l’envoyer par courrier ou fax, vous pouvez le joindre à un e-mail que votre destinataire recevra en quelques secondes. Avec le temps, l’e-mail a permis aux entreprises de réduire leurs coûts et leur consommation quotidienne de papier, et de gagner de l’espace de bureau.
Pourtant, dans certains contextes, le papier reste un pilier de l’entreprise. Les agences immobilières et les cabinets juridiques gèrent toujours des contrats papier, et les services d’expédition manient toujours des factures et listes d’emballage. Certaines de ces entreprises ont des placards entiers remplis de documents, dans lesquels les employés doivent fouiller pour trouver ce qu’ils cherchent. La numérisation vous permet d’automatiser ces workflows et de conserver vos documents au format numérique – un gain de temps et d’argent pour votre entreprise.
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Quand vous numérisez vos documents papier pour les stocker dans un serveur, toutes les personnes autorisées y ont accès. Les avantages de ce système sont nombreux pour votre entreprise et vos workflows – en voici quelques-uns.
Un acheminement simplifié
L’acheminement des documents papier prend du temps. Parfois, un document peut traîner sur un bureau pendant des semaines avant qu’il soit enfin signé. La numérisation vers messagerie électronique vous permet d’envoyer vos documents par e-mail, puis de relancer votre destinataire si sa réponse se fait attendre. Plus besoin d’aller à la poste, ni de passer son temps à aller chercher des documents dans le bureau des responsables.
Une recherche plus rapide
Quand on a besoin d’un document particulier, feuilleter plusieurs années de dossiers papier est une perte de temps. On a vite fait de classer un document dans le mauvais dossier ou de le perdre après l’avoir utilisé. Quand les fichiers sont sauvegardés sur un serveur et correctement nommés, les employés autorisés peuvent les retrouver facilement en faisant une recherche. Faites régulièrement une sauvegarde de votre serveur et vos documents ne seront jamais perdus. Vous éviterez également qu’ils soient supprimés en autorisant leur accès uniquement en lecture seule.
Un accès permanent
La tendance est à la mobilité – vos employés travaillent sur la route, chez eux ou dans des cafés avant une réunion. Si vos documents sont numérisés vers un serveur Cloud, vous pouvez les rendre accessibles à vos équipes depuis un ordinateur portable ou un appareil mobile. Si un employé a besoin d’un document pendant une réunion, il n’a plus besoin de demander qu’on le lui faxe.
Conversion au format modifiable
Vous avez besoin de modifier un document ? Convertissez-le au format modifiable en utilisant la fonction numérisation avec reconnaissance optique de caractère. Rien de plus pratique quand un vieux contrat papier nécessite une mise à jour. C’est comme si vous lui offriez une nouvelle jeunesse ! Vous pouvez ensuite le convertir en fichier Microsoft Office pour le partager et collaborer sur son contenu. Impossible de faire tout ça avec Evernote ou une appli appareil photo !
La numérisation a transformé la façon dont les entreprises sauvegardent et partagent leurs documents. Avec la numérisation des processus papier, vos documents sont conservés définitivement et vous n’avez plus besoin de les transmettre par e-mail, par fax ou en personne à vos clients, collègues et collaborateurs.
Ramon Ray, « évangéliste » Marketing & Technologies sur Smallbiztechnology.com et Infusionsoft. Biographie complète sur http://www.ramonray.com/. Visitez son blog consacré aux solutions pour les petites entreprises et suivez-le sur Google+, Twitter ou Facebook.
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